Đơn hàng vẫn tăng, doanh thu tháng sau cao hơn tháng trước nhưng tiền thực nhận lại không tăng tương ứng. Đây là nghịch lý phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi quy mô bán hàng Amazon ngày càng lớn.
Nguyên nhân thường không nằm ở sản phẩm hay doanh thu, mà ở cách doanh nghiệp theo dõi các lớp phí Amazon, chi phí phát sinh và dòng tiền sau mỗi chu kỳ thanh toán. Đây cũng là những vấn đề cần được xử lý trong quy trình kế toán Amazon khi quy mô bán hàng ngày càng lớn. Dưới đây là 6 sai lầm bán hàng Amazon phổ biến có thể đang bào mòn lợi nhuận của doanh nghiệp.
1. Chỉ nhìn doanh thu mà bỏ qua lợi nhuận
Một trong những sai lầm bán hàng Amazon phổ biến nhất là dùng doanh thu để đánh giá hiệu quả kinh doanh. Khi mới bắt đầu bán hàng Amazon, doanh nghiệp thường chỉ quan tâm đến số đơn và tổng doanh thu. Cách theo dõi này có thể phù hợp khi số lượng sản phẩm còn ít, chi phí quảng cáo thấp và hàng tồn quay vòng nhanh.
Nhưng khi quy mô bán hàng tăng, chi phí Amazon cũng trở nên phức tạp hơn. Ngoài giá vốn, doanh nghiệp còn phải tính đến phí sàn, quảng cáo, phí hoàn hàng, lưu kho và nhiều khoản khấu trừ khác. Chính vì vậy, doanh thu tăng không đồng nghĩa với lợi nhuận tăng. Một doanh nghiệp có thể tăng doanh thu 40% nhưng lợi nhuận gần như không thay đổi, thậm chí giảm nếu chi phí tăng nhanh hơn doanh thu.
Đây cũng là lý do kế toán Amazon cần đi cùng với đối soát doanh thu Amazon và phân loại đầy đủ các khoản phí. Để đánh giá hiệu quả bán hàng Amazon, doanh nghiệp cần theo dõi
biên lợi nhuận đóng góp (contribution margin) - phần còn lại sau khi trừ các chi phí liên quan.
2. Định giá dựa trên giá nhập thay vì tổng chi phí một đơn hàng
Sai lầm đầu tiên xuất hiện ngay ở bước định giá. Nhiều nhà bán hàng lấy giá nhập, cộng một mức lợi nhuận mong muốn, đối chiếu với giá của đối thủ rồi chốt giá bán. Cách tính này bỏ qua toàn bộ phần chi phí phát sinh sau khi đơn hàng được tạo.
2.1 Các lớp chi phí Amazon thu trên mỗi đơn
Một đơn hàng qua kho FBA thường phát sinh các khoản chi phí sau:
Các chi phí Amazon này cần được tính cùng giá vốn khi xác định lợi nhuận. Nếu chỉ lấy giá bán trừ giá nhập, doanh nghiệp có thể đánh giá một sản phẩm là có lãi trong khi lợi nhuận thực tế đã bị bào mòn đáng kể.
2.2 Cách kiểm tra lợi nhuận thực của từng SKU
Phép kiểm tra khá đơn giản: lấy giá bán trừ giá vốn, trừ toàn bộ phí sàn, trừ chi phí quảng cáo phân bổ, trừ chi phí hoàn hàng và lưu kho. Phần còn lại mới là con số doanh nghiệp thực sự giữ được.
Ví dụ một sản phẩm giá 30 USD, sau khi trừ phí sàn và chi phí bán hàng còn 7 USD, trông vẫn có lãi. Nhưng chỉ cần phí lưu kho tăng trong quý bốn, tỷ lệ hoàn hàng nhích lên vài điểm phần trăm, hoặc chi phí quảng cáo đắt hơn, SKU đó chuyển sang âm mà bảng doanh thu không hề thay đổi.
Đây là lý do lợi nhuận theo SKU cần được rà soát định kỳ, thay vì chỉ nhìn tổng doanh thu gian hàng. Cấu trúc tính toán này chính là logic của
Báo cáo Kết quả Kinh doanh (P&L) áp dụng xuống cấp độ từng sản phẩm.
3. Đánh giá hiệu quả quảng cáo bằng ACoS mà bỏ qua TACoS
Một sai lầm bán hàng Amazon phổ biến là chỉ nhìn vào
ACoS (Advertising Cost of Sales) để đánh giá hiệu quả quảng cáo. ACoS cho biết chi phí quảng cáo chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu đến từ quảng cáo, nhưng không phản ánh mức độ phụ thuộc của sản phẩm vào quảng cáo. Ở giai đoạn ra mắt, ACoS cao có thể chấp nhận được khi doanh nghiệp cần đẩy doanh số và thứ hạng. Nhưng với sản phẩm đã ổn định, chỉ nhìn ACoS là chưa đủ.
TACoS (Total Advertising Cost of Sales) đo chi phí quảng cáo trên tổng doanh thu, bao gồm cả doanh thu từ quảng cáo và doanh thu tự nhiên. Vì vậy, TACoS giúp doanh nghiệp nhìn rõ hơn quảng cáo đang tác động thế nào đến toàn bộ hoạt động bán hàng Amazon. Một sản phẩm có ACoS 20% chưa chắc có lợi nhuận tốt nếu phần lớn doanh thu vẫn phụ thuộc vào quảng cáo. Ngược lại, ACoS cao hơn không nhất thiết là xấu nếu sản phẩm vẫn duy trì biên lợi nhuận tốt.
Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi
ACoS, TACoS và lợi nhuận theo SKU cùng lúc, thay vì tối ưu quảng cáo dựa trên một chỉ số duy nhất.
4. Không đưa chi phí hoàn hàng và lưu kho vào giá vốn
Hoàn hàng và lưu kho là hai khoản chi phí dễ bị bỏ sót khi bán hàng Amazon vì thời điểm phát sinh thường không trùng với thời điểm ghi nhận doanh thu.
Một đơn hàng có thể được ghi nhận doanh thu ngay khi phát sinh, nhưng khoản hoàn hàng có thể xuất hiện sau đó nhiều ngày hoặc nhiều tuần. Tương tự, phí lưu kho được tính theo kỳ riêng và có thể tăng mạnh khi lượng hàng tồn kho tăng hoặc hàng nằm trong kho quá lâu. Khi hai dòng chi phí này không được phân bổ ngược về đúng SKU và đúng kỳ, báo cáo lợi nhuận bị bóp méo theo hai chiều: kỳ có doanh thu trông đẹp hơn thực tế, còn kỳ sau gánh toàn bộ chi phí của hàng đã bán từ trước.
Tỷ lệ hoàn hàng ở nhiều ngành dao động từ 5% đến trên 20%. Mỗi đơn hoàn kéo theo phí sàn đã trả, chi phí vận chuyển và rủi ro hàng không bán lại được. Tương tự, hàng tồn kho cũng tạo ra chi phí ngay cả khi chưa phát sinh thêm đơn hàng. Hàng nằm lâu trong kho đồng nghĩa với vốn bị giữ lại và tiếp tục phát sinh chi phí lưu kho. Amazon công bố
chỉ số Inventory Performance Index (IPI) để đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho FBA; chỉ số này xuống thấp đồng nghĩa với việc bị giới hạn dung lượng kho, dẫn tới hết hàng và mất thứ hạng.
5. Nhầm kỳ thanh toán của Amazon với dòng tiền thực tế
Một sai lầm bán hàng Amazon khác nằm ở cách doanh nghiệp đọc dòng tiền. Doanh thu phát sinh trong một kỳ không nhất thiết được Amazon thanh toán vào đúng kỳ đó.
Khoản tiền Amazon chuyển về tài khoản là kết quả của nhiều giao dịch và khoản điều chỉnh khác nhau. Trong đó có thể bao gồm doanh thu, chi phí Amazon, các khoản khấu trừ và những khoản được giữ lại theo chính sách thanh toán. Vì vậy, số tiền thực nhận không thể được dùng trực tiếp để xác định doanh thu hay lợi nhuận của cùng kỳ.
Nhiều doanh nghiệp coi số dư khả dụng trên Seller Central là dòng tiền. Trên thực tế, một phần số dư đó có thể đang bị giữ lại để dự phòng hoàn hàng hoặc chờ xác nhận giao hàng, trong khi tiền đặt lô hàng tiếp theo lại phải chi ngay. Hệ quả là tình trạng có lãi trên sổ sách nhưng thiếu tiền mặt để nhập hàng - nút thắt phổ biến nhất khiến một gian hàng đang tăng trưởng phải dừng lại. Đây cũng là lý do dòng tiền cần được tách theo kỳ và đối soát theo từng khoản mục, thay vì ghi nhận gộp một bút toán khi tiền về.
6. Vận hành bán hàng Amazon trên dữ liệu chưa được đối soát
Các sai lầm bán hàng Amazon ở trên cuối cùng đều dẫn đến một vấn đề: dữ liệu bán hàng không khớp với dữ liệu kế toán.
Báo cáo trong Seller Central được thiết kế để phục vụ vận hành gian hàng, không phải để lập báo cáo tài chính. Doanh thu gộp, phí sàn, khoản hoàn, khoản điều chỉnh và chi phí quảng cáo nằm ở các báo cáo khác nhau, theo các kỳ khác nhau. Khi quy mô bán hàng Amazon tăng, số lượng giao dịch cũng tăng theo. Nếu doanh nghiệp tiếp tục tổng hợp thủ công bằng bảng tính, việc kiểm tra từng khoản doanh thu, phí Amazon và khoản khấu trừ sẽ ngày càng mất nhiều thời gian. Vì vậy, quy trình kế toán Amazon cần có bước chuẩn hóa và đối soát dữ liệu trước khi ghi nhận vào sổ sách.
Khi dữ liệu chưa được đối soát, các chỉ số về doanh thu và lợi nhuận chỉ mang tính ước lượng. Khi dữ liệu bán hàng được chuẩn hóa và đối chiếu đầy đủ, doanh nghiệp sẽ có nền tảng cho kế toán Amazon chính xác hơn, từ đó xác định doanh thu, chi phí và lợi nhuận thực tế của hoạt động bán hàng Amazon.
7. Genbook: Đưa dữ liệu bán hàng Amazon về đúng chuẩn mực kế toán
Kế toán Amazon vốn rất phức tạp: dữ liệu nằm rải rác trong nhiều loại báo cáo khác nhau, mỗi kỳ thanh toán lại gồm các khoản phí, hoàn tiền và điều chỉnh mà đội ngũ nghiệp vụ phải tự tay đối chiếu trên bảng tính. Genbook được xây dựng nhằm giải quyết tận gốc bài toán cho kế toán Amazon và nhà bán hàng trong quản lý tài chính và kinh doanh.
Genbook tự động thu thập và hợp nhất dữ liệu từ Amazon, chuyển hóa thành các bút toán kế toán chuẩn xác từ doanh thu, phí sàn, quảng cáo đến hoàn tiền và chênh lệch tỷ giá nhằm đối soát khớp đến từng đồng với số tiền thực nhận. Genbook còn theo dõi lợi nhuận đến từng mã SKU sản phẩm, cho phép doanh nghiệp thấy con số lợi nhuận thật đã qua đối soát.
Với Genbook, đội ngũ kế toán thay vì mất hàng giờ xử lý thủ công, giờ đây chỉ cần rà soát và phê duyệt. Quan trọng hơn, sổ sách của nhà bán hàng được chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng cho kỳ kê khai thuế, kiểm toán, gọi vốn hay các thương vụ mua bán - sáp nhập, thay vì phải mất nhiều tháng dựng lại số liệu khi cơ hội đến.
Trải nghiệm Genbook miễn phí trong một tháng để chuẩn hóa dữ liệu và quản lý kế toán Amazon hiệu quả hơn.
