Hướng dẫn xuất hoá đơn

Bước 1: Xuất báo cáo từ sàn 

Lưu ý: Vui lòng không chỉnh sửa báo cáo khi tải từ sàn vì GenInvoice tự động đọc dữ liệu theo đúng cấu trúc mặc định.

Lưu ý khi tải file lên:

• Số lượng: Chỉ tải lên 1 file/lần nhập.
• Định dạng: Chọn CSV (ưu tiên nếu sàn hỗ trợ) hoặc .xlsx.
• Dung lượng & Dòng: Tối đa 10 MB và 10.000 dòng/file.

Bước 2: Tạo lô hoá đơn mới 

• Ấn “Tạo lô mới”

Bước 3: Tải báo cáo sàn lên GenInvoice

Để tải báo cáo sàn, vui lòng làm theo các bước sau: 

1. Chọn pháp nhân
2. Chọn cửa hàng
3. Chọn báo cáo
4. Chọn tệp báo cáo
5. Ấn “Tiếp tục"

Bước 4: Thiết lập tỷ giá 

1. Kiểm tra danh sách sản phẩm

2. Thiết lập tỷ giá của ngày xuất hoá đơn

3. Xác nhận thông tin xuất hoá đơn

4. Ấn “Tiếp tục"

Bước 5: Xem lại bản nháp và phát hành hoá đơn 

1. Ấn vào biểu tượng con mắt để xem hoá đơn nháp
2. Ấn vào biểu tượng cái bút để chỉnh sửa thông tin
3. Chọn hoá đơn cần xuất
4. Phát hành hoá đơn đã chọn 

*Lưu ý về thứ tự ngày phát hành hoá đơn: 

Hệ thống FPT bắt buộc hóa đơn phát hành sau phải có ngày bằng hoặc lớn hơn ngày của hóa đơn đã phát hành gần nhất trên cùng ký hiệu.

• Ví dụ: Đã phát hành hóa đơn ngày 24 ➔ Không thể phát hành tiếp hóa đơn nào ghi ngày trước 24.
• Nếu chưa từng phát hành ngày 25 ➔ Bạn vẫn có thể phát hành hóa đơn cho ngày 24 (hoặc các ngày trước đó).

Để tránh được sự cố như này, khách hàng vui lòng tải lên mọi file của mọi cửa hàng, để tất cả bản nháp được tạo, kiểm tra hết rồi mới phát hành. 

GenInvoice chỉ tự động cảnh báo và gom các hóa đơn ngày cũ vào lô nếu những hóa đơn đó đã được tạo thành bản nháp. Hãy tải lên toàn bộ file để hệ thống nhận diện đầy đủ trước khi phát hành.

Những kết quả có thể xảy ra sau khi phát hành hoá đơn: 

Hóa đơn được xử lý tuần tự qua FPT. Kết quả chi tiết sẽ cập nhật theo từng hóa đơn.

Không thể phát hành hóa đơn khi pháp nhân chưa được kết nối hoặc tài khoản đã hết hóa đơn.

Bảng điều khiển hoá đơn 

Bảng điều khiển hoá đơn sẽ thể hiện: 

1. Danh sách hóa đơn tương ứng với bộ lọc thời gian hiện tại.
2. Tổng giá trị hóa đơn đã phát hành theo VND
3. Số hóa đơn chính thức
4. Số ký hiệu đơn hàng chính thức
5. Hóa đơn đã được FPT tiếp nhận xử lý hoặc bị từ chối
6. Trạng thái xử lý hóa đơn từ Cơ quan Thuế

Hoá đơn sau khi được phát hành sẽ được thể hiện như dưới: 

Các trạng thái hoá đơn trên GenInvoice: 

Tải & Chia sẻ: Hóa đơn chờ duyệt vẫn có thể tải về và chia sẻ bình thường.
Thay đổi pháp nhân: Nếu cửa hàng đã chuyển chủ thể, chi tiết hóa đơn sẽ hiển thị cả pháp nhân phát hành và pháp nhân hiện tại.