Khi mới bắt đầu kinh doanh, phần lớn nhà bán hàng Thương mại điện tử (TMĐT) quan tâm đến doanh thu, đơn hàng và số dư tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, dữ liệu tài chính bắt đầu trở nên phức tạp hơn rất nhiều. Doanh thu có thể đến từ nhiều nền tảng, chi phí xuất hiện ở nhiều hệ thống khác nhau và dòng tiền không phải lúc nào cũng phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh.
Đó là lý do các nguyên tắc kế toán tồn tại. Chúng không được xây dựng để làm cho kế toán trở nên phức tạp hơn, mà để đảm bảo dữ liệu tài chính phản ánh đúng những gì đang thực sự diễn ra trong doanh nghiệp.
Trong số 8 nguyên tắc kế toán nền tảng, bài viết này sẽ tập trung vào 4 nguyên tắc đầu tiên mà mọi nhà bán hàng TMĐT nên hiểu trước khi nói đến báo cáo tài chính, lợi nhuận hay khả năng mở rộng. 4 nguyên tắc còn lại sẽ được đề cập trong phần tiếp theo của chuỗi bài viết này. Bài viết về các nguyên tắc kế toán này được xây dựng dựa trên
Khung khái niệm IFRS (IFRS Conceptual Framework).
1. Nguyên tắc cơ sở dồn tích (Accrual Basis): Ghi nhận theo giao dịch, không phải theo dòng tiền
Hiểu đơn giản, nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và chi phí khi chúng phát sinh, thay vì khi tiền thực sự được nhận hoặc chi trả.
Trong thực tế, doanh thu phát sinh khi giao dịch được hoàn thành, không phải khi nền tảng thực hiện payout. Điều này đặc biệt dễ thấy trên
Amazon,
Shopify hoặc
Etsy, nơi dòng tiền thường về tài khoản nhiều ngày hoặc nhiều tuần sau khi đơn hàng được giao thành công.
Ví dụ, bạn bán được 10.000 USD hàng hóa trong tháng 3 nhưng Amazon đến tháng 4 mới chuyển tiền. Nếu chỉ nhìn vào dòng tiền, bạn có thể cho rằng doanh thu tháng 3 thấp hơn thực tế và doanh thu tháng 4 cao bất thường.
Nguyên tắc cơ sở dồn tích giúp doanh nghiệp nhìn thấy hiệu quả kinh doanh thực sự của từng kỳ hoạt động. Đây cũng là nền tảng của hầu hết các hệ thống kế toán hiện đại ngày nay.
2. Nguyên tắc hoạt động liên tục (Going Concern): Doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai
Nguyên tắc hoạt động liên tục (Going Concern) được xây dựng trên giả định rằng doanh nghiệp không có kế hoạch ngừng hoạt động trong tương lai gần.
Nguyên tắc này ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp nhìn nhận các khoản đầu tư cho tăng trưởng. Khi một seller đầu tư vào thương hiệu, phần mềm, hệ thống vận hành hoặc tồn kho, những khoản chi đó không được đánh giá như các khoản cần thu hồi ngay lập tức. Chúng được xem là tài sản phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong dài hạn.
Đối với TMĐT, điều này đặc biệt quan trọng. Nhiều doanh nghiệp chấp nhận lợi nhuận thấp trong ngắn hạn để mở rộng thị phần, tăng thứ hạng sản phẩm hoặc xây dựng thương hiệu. Việc đánh giá hiệu quả tài chính cần được đặt trong bối cảnh tăng trưởng dài hạn thay vì chỉ nhìn vào kết quả của một vài tháng riêng lẻ.
3. Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost): Ghi nhận theo chi phí thực tế
Nguyên tắc giá gốc (Historical Cost) yêu cầu tài sản và giao dịch được ghi nhận theo giá trị thực tế tại thời điểm phát sinh thay vì liên tục thay đổi theo biến động thị trường.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp nhập một lô hàng với tổng chi phí 20.000 USD, hệ thống kế toán sẽ ghi nhận giá trị tồn kho dựa trên đúng số tiền đã chi trả. Giá thị trường của sản phẩm có thể tăng hoặc giảm sau đó, nhưng dữ liệu kế toán vẫn được xây dựng trên chi phí thực tế ban đầu.
Điều này giúp doanh nghiệp duy trì khả năng đối chiếu dữ liệu xuyên suốt nhiều kỳ kế toán và hạn chế việc ra quyết định dựa trên những biến động ngắn hạn của thị trường.
4. Nguyên tắc thực thể kinh doanh (Business Entity): Tách biệt doanh nghiệp và chủ sở hữu
Nguyên tắc thực thể kinh doanh (Business Entity) xem doanh nghiệp là một thực thể độc lập với chủ sở hữu.
Nhiều seller sử dụng cùng một tài khoản cho cả chi tiêu cá nhân và hoạt động kinh doanh. Điều này khiến dữ liệu tài chính nhanh chóng trở nên thiếu chính xác và gây khó khăn cho việc xác định lợi nhuận thực tế.
Khi doanh nghiệp được xem là một thực thể độc lập, mọi giao dịch đều cần được ghi nhận dựa trên mục đích kinh doanh thay vì mục đích cá nhân của chủ sở hữu. Điều này giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng hiệu quả vận hành và tạo nền tảng cho các hoạt động như kiểm toán, gọi vốn hoặc mở rộng quốc tế trong tương lai.
Vì sao các nguyên tắc này quan trọng với TMĐT?
Đối với doanh nghiệp truyền thống, các nguyên tắc kế toán giúp chuẩn hóa dữ liệu tài chính. Đối với TMĐT, vai trò của chúng còn lớn hơn.
Khi doanh nghiệp vận hành trên nhiều nền tảng, nhiều quốc gia và xử lý hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, dữ liệu tài chính rất dễ trở nên phân mảnh. Nếu không có một nền tảng kế toán được xây dựng trên các nguyên tắc cốt lõi này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi lợi nhuận, kiểm soát dòng tiền và đánh giá hiệu quả tăng trưởng.
Đó cũng là lý do các nền tảng như
Genbook được xây dựng. Chúng tôi tập trung dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau vào một nguồn dữ liệu thống nhất, giúp doanh nghiệp nhìn thấy bức tranh tài chính rõ ràng hơn, đối soát số liệu chính xác hơn và hiểu chính xác điều gì đang tạo ra lợi nhuận.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 4 nguyên tắc còn lại: Consistency, Prudence, Materiality và Double Entry: những nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài chính có khả năng mở rộng trong dài hạn.
