Kế toán cho nhà bán hàng Amazon: Nền tảng của tăng trưởng bền vững

Doanh số tăng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang tăng trưởng bền vững. Nhiều nhà bán hàng Amazon vẫn ghi nhận doanh thu tăng đều, nhưng khi đối chiếu với số dư ngân hàng lại nhận ra dòng tiền không phản ánh kết quả kinh doanh. Nguyên nhân thường không nằm ở thị trường hay sản phẩm, mà ở cách dữ liệu tài chính được ghi nhận và quản lý. Khi kế toán chỉ dừng ở việc tổng hợp số liệu cuối kỳ, doanh nghiệp sẽ khó nhìn thấy lợi nhuận thực, chi phí và dòng tiền, từ đó đưa ra những quyết định thiếu chính xác khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.

1. Vì sao kế toán cho nhà bán hàng Amazon khác kế toán bán lẻ truyền thống?

Trong mô hình bán lẻ truyền thống, mỗi đơn hàng thường gắn với một hóa đơn và một khoản tiền thanh toán. Việc ghi nhận doanh thu vì thế khá đơn giản: bán được hàng, thu được tiền và hạch toán doanh thu tương ứng.

Trên Amazon, quy trình này phức tạp hơn nhiều. Amazon không chuyển toàn bộ doanh thu của từng đơn hàng về tài khoản người bán. Thay vào đó, nền tảng sẽ tổng hợp và đối soát tất cả giao dịch trong một kỳ thanh toán (thường hai tuần), sau đó chỉ chuyển khoản tiền còn lại sau khi đã khấu trừ hoặc điều chỉnh nhiều loại chi phí.

Một kỳ thanh toán trên Amazon thường bao gồm:

• Doanh thu từ các đơn hàng đã giao

• Phí hoa hồng (Referral Fee)

• Phí hoàn tất đơn hàng (FBA Fulfillment Fee) và phí lưu kho

• Khoản hoàn tiền cho khách và các điều chỉnh khác

• Chi phí quảng cáo Amazon PPC

• Thuế bán hàng do Amazon thu hộ và nộp hộ

• Khoản tiền tạm giữ trong tài khoản dự trữ (Account Reserve)

Điều này đồng nghĩa với việc số tiền thực nhận trong tài khoản ngân hàng không phản ánh doanh thu của doanh nghiệp. Nếu kế toán chỉ ghi nhận khoản tiền Amazon chuyển về là doanh thu, toàn bộ các khoản phí và chi phí phát sinh sẽ bị "gộp" vào một con số duy nhất. Kết quả là doanh nghiệp vẫn có báo cáo tài chính, nhưng rất khó xác định lợi nhuận thực sự đến từ đâu hoặc đang bị bào mòn bởi yếu tố nào.

Đối với các nhà bán hàng xuyên biên giới, việc quản lý tài chính còn phức tạp hơn do liên quan đến nhiều loại tiền tệ. Doanh thu có thể được ghi nhận bằng USD, hàng hóa nhập bằng CNY, trong khi báo cáo tài chính tại Việt Nam được lập bằng VND. Chênh lệch tỷ giá giữa thời điểm phát sinh giao dịch và thời điểm nhận tiền có thể ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền nếu không được theo dõi riêng.

2. Doanh nghiệp có thực sự biết lợi nhuận đến từ đâu?

Khi mới bắt đầu kinh doanh trên Amazon với khoảng 5-10 SKU, nhiều nhà bán hàng vẫn có thể ước lượng sản phẩm nào đang mang lại lợi nhuận dựa trên kinh nghiệm. Tuy nhiên, khi danh mục mở rộng lên hàng chục hoặc hàng trăm SKU, cùng với ngân sách quảng cáo ngày càng lớn, cách quản lý dựa trên trực giác sẽ không còn hiệu quả.

Để xác định một SKU có thực sự sinh lời hay không, doanh nghiệp cần phân bổ chính xác các chi phí như phí FBA, lưu kho, quảng cáo PPC, hoàn hàng và logistics cho từng sản phẩm. Chỉ khi tất cả chi phí được gắn đúng với từng SKU, doanh nghiệp mới có thể xác định chính xác biên lợi nhuận của từng sản phẩm. Ngược lại, nếu tất cả chi phí chỉ được ghi nhận dưới dạng một khoản chi chung, báo cáo sẽ chỉ phản ánh lợi nhuận của toàn bộ gian hàng. Điều này khiến doanh nghiệp không nhận ra rằng lợi nhuận từ một số SKU đang bù đắp cho khoản lỗ của những SKU khác.

Đây cũng là lý do nhiều nhà bán hàng gặp phải một nghịch lý: sản phẩm bán chạy nhất chưa chắc là sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất. Nếu không theo dõi lợi nhuận theo từng SKU, doanh nghiệp rất dễ tiếp tục đầu tư thêm hàng tồn kho và ngân sách quảng cáo vào chính những sản phẩm đang làm giảm hiệu quả kinh doanh. 

3. Vì sao gian hàng báo lãi nhưng tài khoản vẫn cạn tiền?

Đây là tình huống nhiều nhà bán hàng Amazon gặp phải: báo cáo tài chính vẫn có lãi, nhưng doanh nghiệp lại không có đủ tiền để nhập lô hàng tiếp theo. Nguyên nhân nằm ở lợi nhuận và dòng tiền không phản ánh cùng một vấn đề. Lợi nhuận phản ánh kết quả kinh doanh trên sổ sách, trong khi dòng tiền cho biết doanh nghiệp thực sự có bao nhiêu tiền để vận hành.

Trong mô hình bán hàng trên Amazon, phần lớn chi phí phải được chi trả trước khi doanh nghiệp thu được tiền. Trong khi các khoản chi phát sinh ngay từ khi nhập hàng và vận hành, doanh thu chỉ được Amazon thanh toán theo chu kỳ thanh toán và còn bị giữ lại một phần trong tài khoản dự trữ. Hệ quả là tăng trưởng càng nhanh, áp lực dòng tiền càng lớn. Nếu chỉ theo dõi lợi nhuận mà không quản lý dòng tiền, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng "có lãi trên báo cáo nhưng thiếu tiền để tiếp tục kinh doanh". Do đó, dòng tiền cần được theo dõi riêng, dự báo theo lịch thanh toán của Amazon và kế hoạch nhập hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Tìm hiểu thêm về Báo cáo Dòng tiền cho doanh nghiệp TMĐT 

4. Số liệu sai lệch và cái giá phải trả khi quyết toán

Sai lệch trong sổ sách thường không gây ra vấn đề ngay lập tức. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn quyết toán thuế, kiểm toán hoặc cần cung cấp báo cáo tài chính để vay vốn hay gọi vốn, những sai lệch này sẽ dần bộc lộ.

Ba lỗi hạch toán phổ biến nhất ở các gian hàng vẫn quản lý bằng bảng tính gồm:

• Ghi nhận doanh thu theo số tiền Amazon chuyển về thay vì doanh thu gộp, khiến các khoản phí của nền tảng không được phản ánh đầy đủ trên sổ sách.

• Không tách các khoản thuế Amazon thu hộ và nộp hộ khỏi doanh thu, dẫn đến số liệu doanh thu và nghĩa vụ thuế bị sai lệch.

• Không ghi nhận hàng tồn kho theo đúng giá vốn thực tế, làm ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Những sai lệch này có thể khiến báo cáo tài chính không phản ánh đúng tình hình kinh doanh, làm tăng rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc trong quá trình thẩm định hồ sơ vay vốn và huy động vốn. Vì vậy, chi phí lớn nhất của việc quản lý kế toán bằng bảng tính không chỉ là thời gian nhập liệu, mà còn là nguy cơ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thiếu chính xác và những rủi ro phát sinh khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, được nêu rõ trong bài 5 chi phí ẩn khi vận hành kế toán bằng bảng tính.

5. Nhà bán hàng Amazon nên vận hành kế toán theo mô hình nào?

Không có một mô hình kế toán nào phù hợp với mọi doanh nghiệp. Lựa chọn phụ thuộc vào quy mô vận hành, số lượng SKU, số thị trường đang kinh doanh và mức độ phức tạp của nghĩa vụ kế toán, thuế.

 

 

Ở giai đoạn đầu, khi số lượng giao dịch còn ít, việc quản lý bằng bảng tính vẫn có thể đáp ứng nhu cầu theo dõi cơ bản. Tuy nhiên, khi số lượng giao dịch, SKU hoặc số thị trường tăng lên, việc đối soát thủ công sẽ trở nên tốn thời gian và dễ phát sinh sai sót.

Đó là thời điểm doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động hóa việc đối soát, theo dõi lợi nhuận theo SKU và quản lý dòng tiền. Với doanh nghiệp hoạt động đa thị trường hoặc có nghĩa vụ thuế xuyên biên giới, việc kết hợp phần mềm với chuyên gia kế toán sẽ giúp đảm bảo dữ liệu chính xác và giảm rủi ro khi mở rộng quy mô. Quan trọng hơn, việc chuẩn hóa dữ liệu từ sớm sẽ giúp quá trình mở rộng diễn ra thuận lợi hơn, thay vì phải xử lý những sai lệch đã tích tụ trong sổ sách.

6. Genbook: Đưa dữ liệu Amazon về đúng chuẩn mực kế toán

Vấn đề của nhiều nhà bán hàng Amazon không phải là thiếu dữ liệu, mà là có quá nhiều dữ liệu nhưng nằm rải rác ở nhiều nơi. Khi phải tổng hợp và đối soát thủ công mỗi tháng, doanh nghiệp không chỉ tốn hàng chục giờ làm việc mà còn dễ bỏ lỡ những thay đổi quan trọng về lợi nhuận, dòng tiền và hiệu quả của từng SKU.

Genbook tập trung dữ liệu từ các sàn TMĐT vào một hệ thống thống nhất, tự động bóc tách từng loại giao dịch trong kỳ thanh toán và chuẩn hóa để dữ liệu khớp với chuẩn mực kế toán. Từ cơ sở dữ liệu đó, doanh nghiệp theo dõi được doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo SKU, dòng tiền và các báo cáo tài chính mà không phải xử lý thủ công trên nhiều bảng tính.

Trải nghiệm Genbook miễn phí trong 1 tháng để đơn giản hóa quy trình ghi sổ và quản lý kế toán cho gian hàng Amazon.