GenInvoice: Tự Động Hóa Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử Trên Sàn Amazon Và Etsy

Một số phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đã hỗ trợ doanh nghiệp phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn trên hệ thống. Tuy nhiên, trong thực tế, đội kế toán vẫn có thể mất nhiều thời gian mỗi tháng để tải báo cáo từ sàn, xử lý dữ liệu trên bảng tính và nhập lại thông tin trước khi lập hóa đơn. Nguyên nhân nằm ở việc tự động hóa mới chỉ dừng ở bước cuối cùng của quy trình. Khi dữ liệu đơn hàng từ Amazon, Etsy và các kênh bán hàng khác vẫn được tổng hợp thủ công, doanh nghiệp vẫn phải dành nhiều nguồn lực cho việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý sai lệch.

Vì vậy, tự động xuất hóa đơn điện tử chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu bán hàng được kết nối với hóa đơn và hệ thống kế toán trong cùng một quy trình.

1. Quy trình tự động xuất hóa đơn điện tử 

Đối với nhà bán hàng trên Amazon hoặc Etsy, việc tự động xuất hóa đơn điện tử không chỉ dừng ở bước tạo và phát hành hóa đơn. Trước khi một hóa đơn được phát hành, dữ liệu cần đi qua nhiều bước xử lý để bảo đảm thông tin chính xác và phù hợp với giao dịch thực tế. Quy trình này thường bao gồm bốn khâu chính:

• Thu thập và đồng bộ dữ liệu đơn hàng: Hệ thống cần lấy các thông tin liên quan từ sàn như mã đơn hàng, sản phẩm, giá bán, thông tin người mua và các dữ liệu giao dịch cần thiết để làm cơ sở tự động xuất hóa đơn điện tử.

• Kiểm tra điều kiện và thời điểm lập hóa đơn: Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trước khi xác định thời điểm lập hóa đơn, hệ thống cần phân loại đúng bản chất giao dịch. Đối với hàng hóa bán trong trường hợp thông thường, khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy, đơn hàng bị hủy trước khi việc chuyển giao xảy ra thì chưa phát sinh thời điểm lập hóa đơn theo quy định này. Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu, bao gồm cả gia công xuất khẩu, người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan. Do đó, với các nhà bán hàng trên Amazon và Etsy có hoạt động xuất khẩu xuyên biên giới, hệ thống không nên chỉ căn cứ vào trạng thái đơn hàng trên sàn mà còn cần kết nối hoặc đối chiếu dữ liệu hải quan để xác định đúng hạn lập hóa đơn.

• Lập và phát hành hóa đơn điện tử: Sau khi dữ liệu được xác nhận, hệ thống thực hiện tạo hóa đơn, ký số và gửi dữ liệu theo quy trình phát hành hóa đơn điện tử.

• Đối chiếu dữ liệu và ghi nhận kế toán: Sau khi hóa đơn được phát hành, doanh nghiệp cần kiểm tra sự khớp nhau giữa số lượng đơn hàng, số hóa đơn, doanh thu, chi phí và dữ liệu kế toán để bảo đảm số liệu được ghi nhận chính xác.

Hiện nay, nhiều phần mềm tự động xuất hóa đơn điện tử, phát hành đến quản lý hóa đơn, thậm chí có thể kết nối với phần mềm bán hàng hoặc kế toán để lấy dữ liệu tự động. Tuy nhiên, với nhà bán hàng trên Amazon và Etsy, thách thức lớn hơn nằm ở việc dữ liệu đầu vào thường đến từ nhiều nguồn, nhiều trạng thái giao dịch và cần được xử lý chính xác trước khi lập hóa đơn.

2. Lợi ích của giải pháp xuất hóa đơn tự động

Khi quy mô bán hàng tăng, việc xử lý hóa đơn thủ công có thể tạo thêm nhiều bước nhập liệu, kiểm tra và đối chiếu. Giải pháp tự động xuất hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình này, giảm thao tác lặp lại và kiểm soát dữ liệu tốt hơn.

• Giảm thời gian nhập liệu: Dữ liệu đơn hàng từ các sàn có thể được đồng bộ về cùng một hệ thống, hạn chế việc tải báo cáo, lọc dữ liệu và nhập lại thông tin thủ công.

• Hạn chế sai lệch giữa đơn hàng và hóa đơn: Việc xử lý dựa trên dữ liệu và trạng thái thực tế của đơn hàng giúp giảm nguy cơ bỏ sót giao dịch, nhập sai thông tin hoặc lập hóa đơn cho đơn đã hủy, hoàn trả.

• Xử lý số lượng lớn hóa đơn theo lô: Sau khi dữ liệu được kiểm tra và xác nhận, doanh nghiệp có thể tạo hoặc phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc thay vì xử lý từng hóa đơn riêng lẻ. Cách này đặc biệt phù hợp khi phát sinh hàng trăm hoặc hàng nghìn đơn mỗi tháng.

• Kết nối dữ liệu hóa đơn với kế toán: Khi dữ liệu đơn hàng, hóa đơn và kế toán được liên kết trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp hạn chế việc nhập lại dữ liệu và thuận tiện hơn khi đối chiếu doanh thu, chi phí, dòng tiền và sổ sách kế toán.

3. Những lưu ý khi tự động xuất hóa đơn điện tử  

Khi triển khai tự động xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng Amazon hoặc Etsy, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra dữ liệu trước khi đưa vào quy trình lập hóa đơn. Đơn hàng, doanh thu, phí sàn và trạng thái giao dịch đều được ghi nhận trên hệ thống của từng sàn, vì vậy dữ liệu cần được đồng bộ và xử lý đúng ngay từ đầu.

3.1. Chuẩn hóa dữ liệu đơn hàng trước khi xuất hóa đơn tự động 

Đơn hàng trên Amazon và Etsy được ghi nhận theo dữ liệu và định dạng riêng của từng sàn, nên trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần đưa các dữ liệu này về cùng một hệ thống để xử lý. Nếu vẫn phải tải báo cáo, xử lý trên bảng tính rồi nhập lại từng dòng, quy trình tự động xuất hóa đơn điện tử cũng khó phát huy đầy đủ hiệu quả.

3.2. Tách doanh thu khỏi các khoản phí sàn

Số tiền Amazon hoặc Etsy chuyển ròng cho người bán sau khi đã khấu trừ phí không mặc nhiên được xem là doanh thu bán hàng. Khoản tiền này có thể đã bao gồm nhiều khoản khấu trừ như phí dịch vụ, phí xử lý đơn hàng, phí vận chuyển, hoàn tiền, chiết khấu hoặc các khoản điều chỉnh khác. Vì vậy, trước khi tự động xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xác định riêng doanh thu bán hàng, các khoản phí, hoàn tiền, chiết khấu và điều chỉnh theo đúng bản chất của từng giao dịch, thay vì lấy số tiền thực nhận từ sàn làm căn cứ ghi nhận doanh thu. 

3.3. Theo dõi trạng thái thực tế của đơn hàng thường xuyên

Một đơn hàng có thể thay đổi trạng thái từ lúc đặt hàng đến khi giao thành công, bị hủy hoặc phát sinh hoàn trả. Vì vậy, trạng thái đơn hàng cần được cập nhật vào quy trình lập hóa đơn để xác định đúng cách xử lý cho từng trường hợp.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Theo đó, đơn hàng đã hoàn tất việc chuyển giao hàng hóa cho người mua thuộc trường hợp cần lập hóa đơn; còn đơn bị hủy trước khi việc chuyển giao hàng hóa xảy ra thì chưa phát sinh thời điểm lập hóa đơn theo quy định này.

4. Tiêu chí đánh giá giải pháp tự động xuất hóa đơn điện tử

Không phải phần mềm có chức năng tự động xuất hóa đơn điện tử đều xử lý được toàn bộ quy trình của nhà bán hàng trên các sàn quốc tế như Amazon và Etsy. Khi lựa chọn giải pháp, doanh nghiệp nên đánh giá cả khả năng xử lý dữ liệu trước, trong và sau bước phát hành hóa đơn.

• Kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu bán hàng: Giải pháp nên có khả năng lấy dữ liệu từ các kênh bán hàng doanh nghiệp đang sử dụng và giữ được những thông tin cần thiết như mã đơn hàng, giá trị giao dịch, trạng thái đơn và thông tin người mua. Với doanh nghiệp vận hành nhiều cửa hàng hoặc pháp nhân, khả năng phân tách dữ liệu theo từng đơn vị cũng cần được xem xét.

• Có bước kiểm tra trước khi phát hành: Hệ thống nên cho phép doanh nghiệp rà soát thông tin giao dịch, trạng thái đơn hàng và nội dung hóa đơn trước khi tự động xuất hóa đơn điện tử, đặc biệt với các đơn bị hủy, hoàn trả hoặc phát sinh điều chỉnh.

• Theo dõi được trạng thái hóa đơn: Doanh nghiệp cần biết hóa đơn nào đã phát hành thành công, đang xử lý hoặc phát sinh lỗi. Việc theo dõi trạng thái và lịch sử xử lý giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra lại khi có vấn đề phát sinh.

• Đối chiếu được với dữ liệu bán hàng và kế toán: Giải pháp nên hỗ trợ kiểm tra sự khớp nhau giữa giao dịch, hóa đơn và dữ liệu kế toán, từ đó giúp phát hiện những trường hợp còn thiếu hóa đơn, sai lệch dữ liệu hoặc cần xử lý thêm.

Giải pháp kế toán cho nhà bán hàng TMĐT

Genbook giúp tập trung và chuẩn hóa dữ liệu bán hàng từ các sàn TMĐT theo cách ghi nhận kế toán, từ doanh thu, phí sàn đến các khoản hoàn trả và điều chỉnh. Trên nền dữ liệu đã được xử lý này, GenInvoice - tính năng của Genbook trong giải pháp hóa đơn điện tử, hỗ trợ tự động lập và phát hành hóa đơn theo dữ liệu giao dịch thực tế. Nhờ đó, dữ liệu có thể được kết nối xuyên suốt từ đơn hàng đến hóa đơn và sổ sách, giúp doanh nghiệp giảm nhập liệu thủ công và thuận tiện hơn khi kiểm tra, đối chiếu số liệu.

Liên hệ ngay với đội ngũ Genbook để tìm hiểu giải pháp quản lý dữ liệu và tự động xuất hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô vận hành của doanh nghiệp.