Hóa đơn điện tử 2026: Những thay đổi quan trọng doanh nghiệp thương mại điện tử cần biết

Từ ngày 01/07/2026, quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam được cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Những thay đổi lần này không chỉ ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp lập và phát hành hóa đơn, mà còn tác động trực tiếp đến cách quản lý dữ liệu bán hàng, thông tin người mua và quy trình kế toán.

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, đặc biệt là nhà bán hàng trên Amazon, Etsy hoặc các nền tảng xuyên biên giới, việc cập nhật quy trình hóa đơn điện tử là cần thiết để đảm bảo dữ liệu giữa đơn hàng, doanh thu và hóa đơn được đồng nhất.

1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay đổi khung pháp lý về hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu ý một số mốc chuyển đổi quan trọng:

• Từ ngày 01/07/2026: Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP hết hiệu lực; hóa đơn đặt in của cơ quan thuế không còn được sử dụng. 

• Đến hết ngày 31/12/2026: Biên lai giấy tự in, đặt in theo quy định cũ vẫn có thể tiếp tục sử dụng. 

• Từ ngày 01/01/2027: Biên lai giấy chưa sử dụng phải được xử lý và chuyển sang hình thức điện tử.

Một điểm doanh nghiệp thường bỏ sót là các hướng dẫn nghiệp vụ trước đây dựa trên quy định cũ không còn mặc nhiên áp dụng. Vì vậy, quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử cần được rà soát lại theo quy định mới.

2. Những thay đổi trên hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần kiểm tra

Một trong những nhóm thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành là các thông tin bắt buộc thể hiện trên hóa đơn điện tử. Đây cũng là phần doanh nghiệp cần kiểm tra lại trong phần mềm lập hóa đơn và hệ thống quản lý dữ liệu.

2.1. Thông tin người bán cần được thể hiện chính xác

Theo Mục 3 Phụ lục kèm theo  Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hướng dẫn nội dung “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán” tại Điều 10), trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và sử dụng cùng một mã số thuế cho tất cả cửa hàng, hóa đơn phải thể hiện rõ tên, mã và địa chỉ của từng địa điểm kinh doanh. 

Trường hợp hóa đơn điện tử được lập theo hình thức ủy nhiệm, hóa đơn phải thể hiện thông tin của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế của các bên.

Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, nhiều pháp nhân hoặc nhiều điểm vận hành, bởi dữ liệu trên hệ thống bán hàng cần được phân loại chính xác trước khi lập hóa đơn.

2.2. Thông tin người mua ảnh hưởng đến khả năng hạch toán chi phí

Theo điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi người mua cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân, các thông tin này cần được thể hiện trên hóa đơn điện tử. Với khách hàng nước ngoài, thông tin định danh có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch. 

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, đây là điểm cần đặc biệt lưu ý. Theo chính quy định tại điểm b khoản 4 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng” không có giá trị để tổ chức, doanh nghiệp sử dụng cho mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế

2.3. Chuẩn hóa tên hàng hóa trên hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 10 và điểm 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn phải thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ; tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp pháp luật có quy định riêng về định danh hàng hóa, dịch vụ thì người bán thực hiện theo quy định tương ứng.

Với nhà bán hàng có số lượng SKU lớn trên sàn Amazon, Etsy hoặc các sàn TMĐT khác, việc chuẩn hóa danh mục sản phẩm ngay từ hệ thống bán hàng sẽ giúp hạn chế sai lệch khi chuyển dữ liệu sang phần mềm hóa đơn.

3. Thời điểm lập hóa đơn điện tử thay đổi như thế nào?

Theo điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định lại thời điểm lập hóa đơn điện tử theo từng nhóm giao dịch. Đây là nội dung doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý vì có thể tạo ra sự khác biệt giữa thời điểm ghi nhận kế toán và thời điểm cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.

Với nhà bán hàng Amazon, Etsy và các nền tảng quốc tế, trường hợp xuất khẩu hàng hóa là nội dung cần đặc biệt lưu ý. Doanh nghiệp cần theo dõi dữ liệu đơn hàng, giao nhận và thông quan để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử, thay vì mặc định chờ đến cuối kỳ hoặc thời điểm nhận tiền từ sàn.

4. Hóa đơn thương mại điện tử cho hoạt động xuất khẩu

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử được áp dụng đối với tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài khi đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện này, người xuất khẩu có thể lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định. 

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hệ thống lập hóa đơn cần đáp ứng yêu cầu về tạo lập, ký số, gửi hóa đơn cho người mua và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo đúng định dạng, thời hạn quy định. 

Ngoài ra, theo Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử cung cấp thông tin người mua để phục vụ việc lập hóa đơn. Quy định này tạo cơ sở pháp lý cho nhà bán hàng trên các sàn thương mại điện tử trong việc thu thập dữ liệu giao dịch đầy đủ hơn thay vì phải xử lý dựa trên thông tin không hoàn chỉnh từ nền tảng

5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho quy trình hóa đơn điện tử mới?

Trước khi áp dụng quy định mới, doanh nghiệp nên rà soát lại các hạng mục sau:

1. Phần mềm lập hóa đơn
Kiểm tra phần mềm có đáp ứng yêu cầu lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử hay không theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, Điều 13 cũng quy định doanh nghiệp sử dụng phần mềm để lập, ký số và gửi hóa đơn cho người mua. Các trường dữ liệu bắt buộc trên hóa đơn được quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 10, cùng Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trên thị trường hiện có nhiều giải pháp hóa đơn điện tử, trong đó có:

• GenInvoice: Tập trung vào nhà bán hàng thương mại điện tử, hỗ trợ đưa báo cáo đơn hàng từ marketplace vào hệ thống, chọn pháp nhân và cửa hàng, thiết lập tỷ giá, kiểm tra hóa đơn nháp và phát hành theo lô. Điểm khác biệt của GenInvoice là quy trình được xây dựng từ dữ liệu bán hàng đến hóa đơn, thay vì chỉ tập trung vào bước phát hành.

• MISA meInvoice: Tập trung vào lập, phát hành và quản lý hóa đơn, đồng thời có khả năng kết nối với phần mềm kế toán, bán hàng và các hệ thống quản lý khác.

• VNPT Invoice: Hỗ trợ lập, phát hành, quản lý hóa đơn điện tử, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế và tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng.

Với doanh nghiệp TMĐT, sự khác biệt không chỉ nằm ở việc phần mềm có phát hành được hóa đơn điện tử hay không, mà còn ở cách phần mềm xử lý dữ liệu đầu vào. Đây là điểm GenInvoice tập trung: kết nối dữ liệu marketplace với quy trình lập và phát hành hóa đơn, phù hợp hơn với nhà bán hàng Amazon, Etsy và các doanh nghiệp có số lượng đơn hàng lớn.

2. Quy trình ghi nhận doanh thu và thời điểm lập hóa đơn
Doanh nghiệp cần đối chiếu thời điểm ghi nhận giao dịch với thời điểm lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đối với hàng hóa xuất khẩu, hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử phải được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có số lượng lớn và cần đối soát dữ liệu, doanh nghiệp cần xem thêm điểm a khoản 4 Điều 9.

3. Chứng từ đầu vào
Doanh nghiệp cần kiểm tra đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn đầu vào. Theo điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không có giá trị để sử dụng cho mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

4. Quy trình nội bộ
Doanh nghiệp cần cập nhật quy trình nội bộ về đăng ký sử dụng, lập, xử lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Khoản 3 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi sử dụng; khoản 1 và khoản 2 Điều 5 quy định yêu cầu về bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử. Riêng việc xử lý hóa đơn đã lập có sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn được hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

GenInvoice: Phần mềm xuất hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng Amazon, Etsy

Nhà bán hàng trên Amazon, Etsy hoặc các nền tảng TMĐT thường phải xử lý đồng thời dữ liệu đơn hàng, doanh thu, phí sàn, thông tin khách hàng và chứng từ kế toán. Nếu thực hiện thủ công, quá trình kiểm tra và đối chiếu có thể mất nhiều thời gian và dễ phát sinh sai lệch.

GenInvoice hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình hóa đơn điện tử từ dữ liệu bán hàng: đồng bộ đơn hàng từ các nền tảng, xử lý thông tin cần thiết, lập hóa đơn và hỗ trợ đối soát dữ liệu hóa đơn với doanh thu thực tế. 

Tính năng xuất hóa đơn GenInvoice

Liên hệ Genbook để được tư vấn quy trình hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình kinh doanh và quy mô giao dịch của doanh nghiệp.