Khi doanh nghiệp phát triển, bảng tính không còn là hệ thống tài chính
Ở giai đoạn đầu, phần lớn nhà bán hàng TMĐT quản lý tài chính bằng Excel hoặc Google Sheets. Cách tiếp cận này đơn giản, chi phí thấp và đủ để theo dõi doanh thu, chi phí cũng như tồn kho khi khối lượng giao dịch còn nhỏ.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng sang nhiều marketplace, nhiều quốc gia hoặc nhiều dòng sản phẩm, dữ liệu nhanh chóng trở nên phức tạp hơn. Doanh thu nằm trên Amazon, chi phí quảng cáo nằm trong Amazon Ads, dòng tiền đến từ các hệ thống thanh toán khác nhau, trong khi tồn kho và logistics lại nằm ở một nơi khác. Việc đối soát thủ công bắt đầu tiêu tốn nhiều thời gian hơn việc phân tích và ra quyết định.
Đó là thời điểm doanh nghiệp cần một mô hình kế toán phù hợp hơn với quy mô tăng trưởng của mình.
Mô hình 1: Phần mềm kế toán chuyên biệt cho TMĐT
Đây là lựa chọn phổ biến với các doanh nghiệp muốn duy trì khả năng kiểm soát nội bộ nhưng không muốn tiếp tục phụ thuộc vào quy trình thủ công. Thay vì tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bằng bảng tính, doanh nghiệp sử dụng nền tảng công nghệ để tập trung dữ liệu và tự động hóa các quy trình kế toán cơ bản.
Các nền tảng như
Genbook có thể kết nối với các marketplace, tự động đồng bộ dữ liệu giao dịch, theo dõi doanh thu, chi phí, hoàn hàng và hiệu quả kinh doanh theo từng SKU. Điều này giúp doanh nghiệp có được một nguồn dữ liệu thống nhất thay vì phải làm việc với nhiều báo cáo rời rạc.
Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, có đội ngũ vận hành nội bộ và muốn xây dựng nền tảng dữ liệu tài chính bài bản ngay từ đầu.
Mô hình 2: Thuê dịch vụ kế toán chuyên sâu
Không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng xây dựng đội ngũ tài chính nội bộ. Việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì một bộ máy kế toán có thể tiêu tốn đáng kể nguồn lực, đặc biệt trong giai đoạn tăng trưởng.
Vì vậy, nhiều nhà bán hàng lựa chọn làm việc với các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kế toán TMĐT. Thay vì chỉ ghi nhận giao dịch, các đơn vị này thường hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu, lập báo cáo tài chính, xử lý các vấn đề về thuế và đảm bảo tuân thủ khi doanh nghiệp mở rộng sang thị trường quốc tế.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn tập trung nguồn lực cho tăng trưởng nhưng vẫn cần một hệ thống tài chính được vận hành bởi đội ngũ chuyên môn.
Mô hình 3: Kết hợp công nghệ và chuyên gia tài chính
Đây là mô hình ngày càng phổ biến trong TMĐT xuyên biên giới. Thay vì lựa chọn giữa phần mềm hoặc dịch vụ kế toán, doanh nghiệp kết hợp cả hai để tận dụng ưu điểm của mỗi bên.
Công nghệ xử lý các tác vụ có khối lượng dữ liệu lớn như đồng bộ giao dịch, đối soát thanh toán, quản lý tồn kho hoặc tổng hợp báo cáo. Trong khi đó, đội ngũ chuyên gia tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược như lập kế hoạch tài chính, tối ưu thuế, quản trị dòng tiền hoặc chuẩn bị cho kiểm toán và gọi vốn.
Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn, đây thường là mô hình mang lại hiệu quả dài hạn nhất vì vừa đảm bảo khả năng mở rộng, vừa duy trì được chiều sâu chuyên môn tài chính.
Nên lựa chọn mô hình nào?
Không có một mô hình kế toán phù hợp cho mọi doanh nghiệp TMĐT. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào quy mô vận hành, tốc độ tăng trưởng và nguồn lực hiện có.
Nếu doanh nghiệp vẫn đang ở giai đoạn đầu,
Genbook có thể là lựa chọn phù hợp để xây dựng nền tảng dữ liệu tài chính bài bản ngay từ đầu. Với khả năng tự động đồng bộ dữ liệu từ các nền tảng TMĐT, hỗ trợ đối soát giao dịch và cung cấp báo cáo theo thời gian thực,
Genbook giúp nhà bán hàng giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát hoạt động kinh doanh.
Trải nghiệm 1 tháng miễn phí trên Genbook tại ĐÂY. Nếu doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh nhưng chưa muốn đầu tư vào bộ máy nội bộ, dịch vụ kế toán chuyên sâu của Sliner có thể là giải pháp phù hợp hơn. Với các doanh nghiệp đã vận hành ở quy mô lớn, mô hình kết hợp giữa công nghệ và chuyên gia thường mang lại khả năng kiểm soát và mở rộng tốt nhất.
Điều quan trọng không nằm ở việc lựa chọn công cụ nào. Điều quan trọng là xây dựng được một hệ thống tài chính đủ minh bạch, đủ chính xác và đủ khả năng mở rộng để hỗ trợ các quyết định tăng trưởng trong dài hạn.
