Đối với nhiều doanh nghiệp TMĐT, tăng trưởng thường đến rất nhanh. Chỉ trong vài tháng, số lượng đơn hàng có thể tăng gấp nhiều lần, doanh thu đến từ nhiều marketplace, chi phí phát sinh trên nhiều nền tảng và dữ liệu tài chính bắt đầu nằm rải rác ở hàng chục báo cáo khác nhau. Đây cũng là thời điểm nhiều chủ doanh nghiệp nhận ra rằng việc vận hành không còn khó ở khâu bán hàng, mà khó ở việc hiểu chính doanh nghiệp của mình.
Không ít doanh nghiệp vẫn đạt doanh thu cao nhưng liên tục thiếu dòng tiền, không xác định được sản phẩm nào thực sự tạo ra lợi nhuận hoặc chỉ phát hiện vấn đề khi lợi nhuận đã sụt giảm. Điều đó không xuất phát từ việc thiếu dữ liệu. Ngược lại, họ có quá nhiều dữ liệu nhưng lại thiếu một bức tranh tổng thể để kết nối các con số với nhau.
Đó là lý do việc theo dõi sức khỏe tài chính không nên chỉ diễn ra vào cuối quý hay cuối năm. Chủ doanh nghiệp cũng không cần phải trở thành chuyên gia kế toán để đọc hiểu mọi báo cáo tài chính. Điều quan trọng hơn là biết mình cần đặt ra những câu hỏi nào và kiểm tra chúng một cách nhất quán.
Chỉ với khoảng 30 phút mỗi tháng, năm câu hỏi dưới đây có thể giúp bạn đánh giá nhanh tình hình tài chính của doanh nghiệp, phát hiện sớm những dấu hiệu bất thường và đưa ra quyết định trước khi các rủi ro ảnh hưởng đến tăng trưởng.
1. Kiểm Tra Dòng Tiền: Tiền Trên Hệ Thống Có Khớp Với Thực Tế?
Nếu phải bắt đầu từ một chỉ số duy nhất, đó nên là dòng tiền. Đây là yếu tố quyết định khả năng vận hành hằng ngày và cũng là nơi các doanh nghiệp TMĐT dễ mất kiểm soát nhất khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.
Tiền của doanh nghiệp không chỉ nằm trong tài khoản ngân hàng. Một phần có thể đang chờ đối soát trên Amazon, Shopify hoặc các sàn thương mại điện tử khác. Một phần nằm ở các cổng thanh toán, ví điện tử hoặc đang bị giữ lại do hoàn hàng, hoàn tiền. Khi những nguồn dữ liệu này không được đối chiếu thường xuyên, doanh nghiệp rất khó biết mình thực sự còn bao nhiêu tiền có thể sử dụng.
Khoản chênh lệch giữa số dư thực tế và số liệu trên hệ thống không phải lúc nào cũng là vấn đề. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp có hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch đó hay không. Khi luôn biết tiền đang ở đâu và vì sao có sự thay đổi, bạn cũng đang kiểm soát tốt hoạt động vận hành phía sau.
Sau khi đã xác định được dòng tiền, câu hỏi tiếp theo là liệu nguồn vốn của doanh nghiệp đang được sử dụng hiệu quả hay vẫn đang nằm yên trong kho.
2. Hàng Tồn Kho Có Đang Tạo Ra Giá Trị Hay Làm Chậm Dòng Tiền?
Đối với doanh nghiệp TMĐT, hàng tồn kho không chỉ là số lượng sản phẩm còn lại trong kho mà còn là phần vốn đang được đầu tư vào hoạt động kinh doanh. Mỗi SKU đều đại diện cho một khoản chi phí đã bỏ ra với kỳ vọng sẽ tạo ra doanh thu trong tương lai.
Tuy nhiên, không phải mọi sản phẩm đều mang lại giá trị như nhau. Có những SKU bán rất tốt và đóng góp lớn vào lợi nhuận, nhưng cũng có những sản phẩm nằm trong kho nhiều tháng, phát sinh thêm chi phí lưu trữ và làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Nếu chỉ nhìn vào tổng giá trị hàng tồn kho trên báo cáo, doanh nghiệp rất dễ đánh giá sai sức khỏe tài chính của mình.
Thay vì chỉ theo dõi số lượng tồn kho, hãy tự hỏi bao nhiêu sản phẩm trong số đó vẫn đang tạo ra doanh thu và bao nhiêu sản phẩm cần được xử lý trước khi tiếp tục nhập hàng. Một quyết định đúng ở thời điểm này không chỉ giúp cải thiện dòng tiền mà còn nâng cao hiệu quả đầu tư cho những chu kỳ bán hàng tiếp theo.
3. Quản Lý Công Nợ: Doanh Thu Đã Thực Sự Thu Hồi Được Chưa?
Đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua khi doanh số đang tăng trưởng.
Doanh thu phản ánh khả năng bán hàng, nhưng chỉ khi tiền được thu về thì giao dịch mới thực sự hoàn tất. Đối với doanh nghiệp TMĐT, khoảng cách giữa thời điểm bán hàng và thời điểm nhận tiền có thể chịu ảnh hưởng bởi chu kỳ đối soát của marketplace, chính sách thanh toán hoặc các khoản hoàn trả từ khách hàng.
Nếu các khoản phải thu liên tục kéo dài hoặc tỷ lệ hoàn tiền ngày càng tăng, doanh nghiệp vẫn có thể gặp áp lực dòng tiền dù báo cáo doanh thu rất tích cực. Vì vậy, bên cạnh việc theo dõi doanh số, chủ doanh nghiệp cũng nên thường xuyên rà soát các khoản phải thu, thời gian thu tiền và những khoản thanh toán đang bị chậm trễ.
Khi doanh nghiệp hiểu rõ chất lượng của doanh thu, việc lập kế hoạch dòng tiền và đầu tư cho tăng trưởng cũng sẽ trở nên chủ động hơn.
4. Kiểm Tra Nợ Phải Trả Và Nghĩa Vụ Tài Chính Trước Khi Mở Rộng Kinh Doanh
Một doanh nghiệp có lợi nhuận tốt chưa chắc đã có nền tảng tài chính vững chắc. Bởi bên cạnh doanh thu và dòng tiền, các khoản phải trả cũng quyết định khả năng vận hành trong tương lai.
Các khoản vay, công nợ nhà cung cấp, chi phí quảng cáo, nghĩa vụ thuế hay các khoản thanh toán định kỳ đều tạo nên những cam kết tài chính mà doanh nghiệp cần thực hiện. Nếu chỉ theo dõi lợi nhuận mà bỏ qua các nghĩa vụ này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền khi đến kỳ thanh toán.
Việc rà soát định kỳ các khoản phải trả không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính mà còn hỗ trợ đánh giá đúng mức độ an toàn của hoạt động kinh doanh. Đây cũng là cơ sở để đưa ra các quyết định về mở rộng quy mô, đầu tư hay phân bổ ngân sách một cách hợp lý hơn.
Khi đã có cái nhìn đầy đủ về tài sản và các nghĩa vụ tài chính, doanh nghiệp có thể trả lời câu hỏi cuối cùng: giá trị doanh nghiệp đang tăng lên hay đang suy giảm theo thời gian.
5. Vốn Chủ Sở Hữu Có Đang Gia Tăng Giá Trị Doanh Nghiệp?
Trong dài hạn, điều mà mọi chủ doanh nghiệp hướng tới không chỉ là doanh thu hay lợi nhuận của từng tháng mà là sự gia tăng giá trị của doanh nghiệp.
Một trong những chỉ số phản ánh điều đó là vốn chủ sở hữu. Khi doanh nghiệp liên tục tạo ra lợi nhuận, kiểm soát tốt nợ phải trả và sử dụng tài sản hiệu quả, vốn chủ sở hữu sẽ có xu hướng tăng lên. Đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang tích lũy giá trị bền vững thay vì chỉ tăng trưởng về quy mô.
Ngược lại, nếu vốn chủ sở hữu liên tục suy giảm, doanh nghiệp cần nhìn lại toàn bộ bức tranh tài chính để xác định nguyên nhân. Đôi khi doanh thu vẫn tăng nhưng lợi nhuận bị bào mòn bởi chi phí, tồn kho hoặc dòng tiền không được quản trị hiệu quả. Chỉ khi nhìn các chỉ số trong mối liên hệ với nhau, doanh nghiệp mới có thể đánh giá đúng sức khỏe tài chính của mình.
Quản trị tài chính bắt đầu từ khả năng nhìn thấy dữ liệu
Năm câu hỏi trên không thay thế vai trò của kế toán hay kiểm toán, nhưng chúng giúp chủ doanh nghiệp xây dựng một thói quen quan trọng: nhìn doanh nghiệp từ góc độ dữ liệu thay vì chỉ nhìn vào doanh thu hoặc lợi nhuận.
Trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp TMĐT không thiếu dữ liệu. Điều họ thiếu là khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau để tạo thành một bức tranh thống nhất. Khi thông tin nằm rải rác ở nhiều marketplace, nhiều tài khoản thanh toán và nhiều file báo cáo, việc trả lời những câu hỏi tưởng chừng rất đơn giản như "Tiền đang ở đâu?", "SKU nào đang tạo lợi nhuận?" hay "Dòng tiền tháng này có khỏe không?" lại mất rất nhiều thời gian.
Quản trị tài chính hiệu quả không bắt đầu từ việc tạo thêm báo cáo. Nó bắt đầu từ việc có thể nhìn thấy đúng dữ liệu, đúng thời điểm và đủ nhanh để đưa ra quyết định.
Genbook giúp doanh nghiệp TMĐT quản trị tài chính dựa trên dữ liệu
Để trả lời nhanh và chính xác những câu hỏi về dòng tiền, hàng tồn kho, công nợ hay lợi nhuận, doanh nghiệp cần nhiều hơn những báo cáo rời rạc. Điều quan trọng là có một nền tảng giúp kết nối toàn bộ dữ liệu bán hàng, vận hành và tài chính vào cùng một hệ thống, từ đó tạo ra bức tranh toàn cảnh về hiệu suất kinh doanh.
Genbook được phát triển với mục tiêu mang lại
visibility cho doanh nghiệp TMĐT thông qua hệ thống bảng tính trực quan và dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực. Thay vì mất nhiều giờ tổng hợp dữ liệu từ Amazon, Shopify hay các nguồn khác, doanh nghiệp có thể theo dõi doanh thu, lợi nhuận theo từng SKU, hiệu quả bán hàng, hàng tồn kho và nhiều chỉ số quan trọng chỉ trên một nền tảng. Khi dữ liệu được chuẩn hóa và tập trung, việc phát hiện sớm những bất thường, đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra quyết định sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Doanh nghiệp có thể trải nghiệm miễn phí Genbook trong 1 tháng để khám phá cách dữ liệu được kết nối, trực quan hóa và chuyển hóa thành những insight có giá trị cho hoạt động kinh doanh.
