Bảng tính là công cụ tuyệt vời ở giai đoạn đầu. Nó đơn giản, linh hoạt và gần như mọi doanh nghiệp đều bắt đầu từ đó. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp TMĐT phát triển, vấn đề không còn nằm ở việc lưu trữ dữ liệu mà là khả năng quản lý dữ liệu ở quy mô lớn.
Khi dữ liệu bắt đầu đến từ nhiều marketplace, nền tảng quảng cáo, đơn vị logistics và hệ thống thanh toán khác nhau, các quy trình thủ công trên bảng tính dần trở thành điểm nghẽn. Nếu doanh nghiệp đang gặp một hoặc nhiều dấu hiệu dưới đây, có thể đã đến lúc nâng cấp hệ thống kế toán và tài chính.
1. Bạn đang bán hàng trên nhiều nền tảng cùng lúc
Khi doanh nghiệp mở rộng từ một kênh bán hàng sang
Amazon,
Walmart,
TikTok Shop hoặc website riêng, dữ liệu bắt đầu phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau. Mỗi nền tảng sử dụng cấu trúc báo cáo và chu kỳ thanh toán riêng, khiến việc đối soát trở nên phức tạp hơn đáng kể.
Nếu đội ngũ phải liên tục tải file, làm sạch dữ liệu và tổng hợp báo cáo thủ công, Excel đang trở thành công cụ quản lý thay vì công cụ hỗ trợ.
2. Doanh thu tăng nhưng việc đối soát ngày càng khó khăn
Tăng trưởng doanh thu đồng nghĩa với tăng trưởng giao dịch. Cùng với đó là hàng loạt khoản phí nền tảng, quảng cáo, logistics, hoàn hàng và hoàn tiền cần được ghi nhận chính xác.
Khi đội ngũ dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra dữ liệu thay vì phân tích dữ liệu, đó là dấu hiệu cho thấy hệ thống hiện tại không còn theo kịp tốc độ phát triển của doanh nghiệp.
3. Tồn kho được phân bổ ở nhiều kho hoặc nhiều quốc gia
Đối với các seller
Amazon FBA hoặc mô hình vận hành quốc tế, tồn kho không chỉ là số lượng sản phẩm. Doanh nghiệp cần theo dõi giá vốn, chi phí lưu kho, luân chuyển hàng hóa và hiệu quả vận hành tại từng thị trường.
Nếu dữ liệu tồn kho, doanh thu và giá vốn đang nằm trên nhiều file khác nhau, việc xác định lợi nhuận thực tế sẽ ngày càng khó khăn.
4. Doanh nghiệp vận hành với nhiều loại tiền tệ
Thương mại điện tử xuyên biên giới thường liên quan đến USD, EUR, GBP hoặc nhiều đồng tiền khác. Điều này kéo theo các vấn đề về tỷ giá, thanh toán quốc tế và đối soát dòng tiền.
Khi các phép tính tỷ giá vẫn được xử lý thủ công trên spreadsheet, rủi ro sai lệch tài chính sẽ tăng lên theo quy mô giao dịch.
5. Bạn không biết chính xác mình đang lãi bao nhiêu
Đây thường là dấu hiệu phản ánh rõ nhất mức độ hiệu quả của hệ thống quản trị tài chính hiện tại.
Nhiều doanh nghiệp theo dõi được doanh thu nhưng không thể xác định chính xác lợi nhuận sau khi phân bổ đầy đủ chi phí quảng cáo, logistics, phí nền tảng, giá vốn và thuế. Khi đó, tăng trưởng doanh thu không còn phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh.
6. Đội ngũ dành quá nhiều thời gian để xử lý dữ liệu
Nếu kế toán hoặc đội ngũ vận hành đang dành hàng giờ mỗi tuần để tải báo cáo, làm sạch dữ liệu và đối soát thủ công, doanh nghiệp đang sử dụng nguồn lực cho những công việc có thể được tự động hóa.
Đây thường là dấu hiệu cho thấy hệ thống tài chính đang bắt đầu trở thành rào cản tăng trưởng.
7. Doanh nghiệp sở hữu nhiều pháp nhân hoặc hoạt động tại nhiều quốc gia
Khi mở rộng quốc tế, doanh nghiệp cần quản lý báo cáo tài chính, nghĩa vụ thuế và dòng tiền trên nhiều thị trường khác nhau.
Ở giai đoạn này, yêu cầu về tính minh bạch và khả năng truy xuất dữ liệu thường vượt xa khả năng quản lý của các hệ thống spreadsheet truyền thống.
8. Doanh nghiệp đang chuẩn bị gọi vốn hoặc M&A
Nhà đầu tư không chỉ đánh giá doanh thu. Họ đánh giá chất lượng của hệ thống tài chính phía sau doanh thu đó.
Nếu doanh nghiệp mất nhiều tuần để tổng hợp dữ liệu, giải thích sai lệch hoặc chuẩn hóa báo cáo trước quá trình due diligence, đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy hạ tầng tài chính cần được nâng cấp.
Khi nào nên chuyển từ Excel sang một hệ thống tài chính hiện đại?
Không có một ngưỡng doanh thu cố định cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi dữ liệu bắt đầu đến từ nhiều nguồn, khối lượng giao dịch tăng nhanh và việc theo dõi lợi nhuận trở nên khó khăn hơn, Excel thường không còn là giải pháp tối ưu.
Các nền tảng như
Genbook được xây dựng để giúp nhà bán hàng TMĐT tập trung dữ liệu từ nhiều hệ thống, tự động hóa quy trình đối soát và cung cấp khả năng theo dõi hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực. Thay vì dành thời gian xử lý dữ liệu, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định tốt hơn.
Trải nghiệm 1 tháng miễn phí trên Genbook tại ĐÂY.
Kết luận
Excel vẫn là một công cụ hữu ích. Nhưng khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng, điều quan trọng không còn là lưu trữ dữ liệu mà là khả năng kiểm soát dữ liệu.
Nếu doanh nghiệp đang gặp nhiều hơn hai hoặc ba dấu hiệu trong danh sách trên, có thể đã đến lúc xây dựng một hệ thống kế toán - tài chính có khả năng mở rộng, đủ minh bạch để hỗ trợ các quyết định tăng trưởng trong dài hạn.
