Trong phần đầu tiên của chuỗi bài viết, chúng ta đã tìm hiểu về 4 nguyên tắc kế toán nền tảng gồm Cơ sở dồn tích, Hoạt động liên tục, Giá gốc và Thực thể kinh doanh. Những nguyên tắc này giúp doanh nghiệp ghi nhận dữ liệu tài chính đúng bản chất và phản ánh chính xác hiệu quả kinh doanh.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp TMĐT bắt đầu mở rộng sang nhiều nền tảng, nhiều thị trường và xử lý hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, việc ghi nhận đúng là chưa đủ. Doanh nghiệp còn cần đảm bảo dữ liệu có tính nhất quán, đáng tin cậy và đủ khả năng hỗ trợ ra quyết định trong dài hạn.
Đó là lúc 4 nguyên tắc tiếp theo phát huy vai trò của mình. Bài viết về các nguyên tắc kế toán này được xây dựng dựa trên
Khung khái niệm về Báo cáo tài chính (Conceptual Framework for Financial Reporting) do
Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IASB) ban hành, còn được biết đến với tên gọi
Khung khái niệm IFRS (IFRS Conceptual Framework).
5. Nguyên tắc nhất quán (Consistency): Sử dụng cùng một cách đo lường theo thời gian
Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của kế toán là khả năng so sánh dữ liệu giữa các giai đoạn khác nhau. Điều này chỉ có thể thực hiện được khi doanh nghiệp duy trì cùng một phương pháp ghi nhận và xử lý dữ liệu theo thời gian.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang sử dụng một phương pháp tính giá vốn hoặc phân bổ chi phí quảng cáo nhất định, việc thay đổi liên tục phương pháp này có thể khiến các báo cáo giữa các tháng không còn khả năng so sánh với nhau. Khi đó, việc đánh giá hiệu quả kinh doanh sẽ trở nên khó khăn hơn rất nhiều.
Đối với nhà bán hàng TMĐT, tính nhất quán đặc biệt quan trọng khi theo dõi các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, ROAS hay hiệu quả vận hành theo SKU. Nếu cách ghi nhận dữ liệu thay đổi liên tục, doanh nghiệp sẽ khó xác định đâu là sự thay đổi thực sự của hoạt động kinh doanh và đâu chỉ là sự thay đổi trong cách tính toán.
6. Nguyên tắc thận trọng (Prudence): Đừng xây kế hoạch dựa trên những con số quá lạc quan
TMĐT là môi trường có rất nhiều biến động. Một đơn hàng hôm nay có thể trở thành refund vào tuần sau. Một sản phẩm đang bán tốt có thể gặp vấn đề tồn kho hoặc chi phí quảng cáo tăng mạnh chỉ trong vài ngày.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu doanh nghiệp tránh ghi nhận doanh thu, lợi nhuận hoặc giá trị tài sản dựa trên những giả định chưa chắc chắn. Khi tồn tại các rủi ro có thể xảy ra, chúng cần được xem xét một cách hợp lý trong quá trình lập báo cáo tài chính.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang có tỷ lệ hoàn hàng cao hoặc phát sinh nhiều hoàn tiền, việc giả định toàn bộ doanh thu đều chắc chắn được giữ lại có thể dẫn đến đánh giá sai về hiệu quả kinh doanh. Một hệ thống tài chính tốt không chỉ phản ánh cơ hội tăng trưởng mà còn giúp doanh nghiệp nhìn thấy các rủi ro đang tồn tại.
7. Nguyên tắc trọng yếu (Materiality): Tập trung vào những gì thực sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp
Nguyên tắc trọng yếu cho rằng doanh nghiệp nên tập trung vào những thông tin có khả năng ảnh hưởng đến việc ra quyết định, thay vì cố gắng theo dõi mọi chi tiết nhỏ trong hệ thống.
Đối với doanh nghiệp TMĐT có hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, việc dành quá nhiều thời gian để phân tích các khoản phí rất nhỏ có thể không tạo ra nhiều giá trị. Ngược lại, các yếu tố như chi phí quảng cáo, tỷ lệ hoàn hàng, chi phí logistics hay lợi nhuận theo SKU thường có tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh và cần được theo dõi sát sao.
Mục tiêu của kế toán không phải là tạo ra nhiều dữ liệu hơn. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp nhìn thấy những dữ liệu quan trọng nhất để đưa ra quyết định tốt hơn.
8. Nguyên tắc bút toán kép (Double Entry): Mọi giao dịch đều có hai mặt
Nguyên tắc bút toán kép tạo nên nền tảng của hầu hết các hệ thống kế toán hiện đại.
Hiểu đơn giản, mỗi giao dịch phát sinh sẽ luôn tác động đến ít nhất hai tài khoản khác nhau. Khi một giá trị tăng lên ở một nơi, sẽ có một thay đổi tương ứng ở nơi khác. Nhờ đó, hệ thống tài chính luôn duy trì được sự cân bằng và khả năng kiểm tra chéo dữ liệu.
Ví dụ, khi doanh nghiệp nhập hàng nhưng chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp, giá trị hàng tồn kho tăng lên đồng thời khoản phải trả cũng tăng lên. Hai thay đổi này được ghi nhận cùng lúc để phản ánh đầy đủ bản chất của giao dịch.
Đối với TMĐT, nơi doanh nghiệp phải xử lý doanh thu, chi phí quảng cáo, payout, refund, chargeback và tồn kho trên nhiều nền tảng khác nhau, nguyên tắc bút toán kép đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của toàn bộ hệ thống dữ liệu tài chính.
Những nguyên tắc nào quan trọng nhất với TMĐT?
Trên thực tế, tất cả các nguyên tắc kế toán đều có vai trò riêng trong việc xây dựng hệ thống tài chính. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp TMĐT, bốn nguyên tắc thường tạo ra tác động trực tiếp nhất là
Cơ sở dồn tích (Accrual Basis), Nhất quán (Consistency), Thận trọng (Prudence) và Bút toán kép (Double Entry).
Đây là những nguyên tắc giúp doanh nghiệp xử lý các bài toán phổ biến của TMĐT như quản lý hoàn tiền, theo dõi lợi nhuận thực tế, kiểm soát dữ liệu đa nền tảng và đánh giá hiệu quả vận hành theo thời gian.
Khi được áp dụng đúng cách, chúng không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận dữ liệu chính xác hơn mà còn tạo nền tảng cho các hoạt động như lập kế hoạch tài chính, mở rộng quốc tế, kiểm toán hoặc gọi vốn trong tương lai.
Các Seller TMĐT Nên Chọn Hệ Thống Tài Chính Như Thế Nào Để Tăng Trưởng Bền Vững?
Kế toán hiện đại không chỉ là ghi nhận giao dịch. Đó là quá trình biến dữ liệu vận hành thành thông tin có thể sử dụng để ra quyết định.
Đó cũng là lý do
Genbook- phần mềm Kế toán & Tài chính dành cho nhà bán hàng TMĐT được xây dựng. Chúng tôi tập trung dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau vào một nguồn dữ liệu thống nhất, giúp doanh nghiệp đối soát chính xác hơn, theo dõi lợi nhuận theo SKU và hiểu rõ điều gì đang thực sự thúc đẩy tăng trưởng.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa theo các nguyên tắc kế toán cốt lõi, doanh nghiệp không chỉ có báo cáo chính xác hơn mà còn có khả năng đưa ra quyết định nhanh hơn và tự tin hơn.
Kết luận
Các nguyên tắc kế toán có thể nghe giống những khái niệm học thuật. Nhưng trên thực tế, chúng là nền tảng giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tài chính đáng tin cậy.
Đối với TMĐT, nơi dữ liệu đến từ nhiều nền tảng, nhiều quốc gia và nhiều nguồn khác nhau, việc hiểu và áp dụng đúng các nguyên tắc này giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn lợi nhuận, dòng tiền và hiệu quả vận hành.
