Các Loại Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định 2026

Nhiều nhà bán hàng trên Amazon, Etsy đã xuất hóa đơn đầy đủ cho từng giao dịch nhưng vẫn phải điều chỉnh, thay thế hàng loạt khi đối chiếu với cơ quan thuế. Nguyên nhân thường không nằm ở việc thiếu hóa đơn, mà ở việc dùng sai loại hóa đơn so với phương pháp tính thuế hoặc bản chất giao dịch.

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và quy định lại các loại hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Doanh nghiệp cần nắm rõ từng loại hóa đơn, đối tượng áp dụng và trường hợp sử dụng để bảo đảm dữ liệu bán hàng, sổ sách kế toán và tờ khai thuế được ghi nhận thống nhất.

1. Các yếu tố cần xem xét khi lập hóa đơn điện tử

Ở giai đoạn đầu, khi số lượng đơn hàng còn ít, nhà bán hàng thường chỉ cần kiểm tra giao dịch đã được lập hóa đơn hay chưa. Tuy nhiên, khi doanh thu và số lượng đơn tăng lên, đặc biệt khi bán trên nhiều sàn hoặc nhiều thị trường, việc quản lý hóa đơn trở nên phức tạp hơn. Lúc này, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Giao dịch nào cần lập hóa đơn: Không phải mọi đơn hàng đều được xử lý giống nhau, đặc biệt với các đơn bị hủy, hoàn trả hoặc điều chỉnh.

• Sử dụng loại hóa đơn nào: Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, loại hóa đơn được xác định dựa trên đối tượng người bán, phương pháp tính thuế và tính chất của hoạt động giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hóa đơn trước khi lập, đặc biệt với các giao dịch xuất khẩu hoặc bán hàng qua thương mại điện tử. 

• Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế: Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh về nguyên tắc sử dụng hóa đơn có mã, trong khi một số doanh nghiệp, bao gồm doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử, có thể sử dụng hóa đơn không có mã nếu đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ, phần mềm và truyền dữ liệu hóa đơn theo quy định 

• Thời điểm lập hóa đơn: Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn khác nhau tùy loại giao dịch. Đối với hàng hóa thông thường, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu, người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Vì vậy, nhà bán hàng cần xác định đúng bản chất giao dịch và mốc phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn, thay vì chỉ căn cứ vào ngày sàn thanh toán. 

2. Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định loại hóa đơn điện tử mà người bán sử dụng dựa trên phương pháp tính thuế và hình thức kinh doanh. Vì vậy, người bán sử dụng loại hóa đơn nào sẽ phụ thuộc vào cách tính thuế và mô hình kinh doanh của mình, không phải do người mua lựa chọn.

2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn giá trị gia tăng được sử dụng bởi các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn này dùng cho bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, vận tải quốc tế, xuất vào khu phi thuế quan, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, và hoạt động thương mại điện tử của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.

Điểm quan trọng của hóa đơn GTGT là phần thuế được tách riêng và thể hiện rõ trên hóa đơn, bao gồm thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng giá thanh toán đã có thuế. Dựa vào đó, bên mua có thể căn cứ vào số thuế GTGT trên hóa đơn để thực hiện khấu trừ thuế đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định. Ngoài mẫu hóa đơn GTGT thông thường, pháp luật còn quy định một số hình thức khác như hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế hoặc hóa đơn GTGT kiêm phiếu thu.

2.2 Hóa đơn bán hàng

Nếu doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tính VAT theo phương pháp trực tiếp, loại hóa đơn thường sử dụng là hóa đơn bán hàng. Đây là nhóm được quy định tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Ranh giới giữa hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng nằm ở phương pháp tính thuế của người bán nên khi doanh nghiệp chuyển từ phương pháp trực tiếp sang khấu trừ, loại hóa đơn cũng phải thay đổi theo.

2.3 Hóa đơn thương mại điện tử

Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn thương mại điện tử áp dụng cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, nếu đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Hóa đơn thương mại điện tử phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm các thông tin cơ bản như tên và số hóa đơn; thông tin người bán, người mua; tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền; thông tin về thuế nếu có; thời điểm lập hóa đơn và các thông tin liên quan khác theo từng trường hợp. Hóa đơn đồng thời phải được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu để có thể chuyển đến cơ quan thuế theo phương thức điện tử.

Cần phân biệt rõ "thương mại điện tử" ở đây là hóa đơn thương mại ở dạng điện tử dùng cho xuất khẩu, không phải loại hóa đơn dành cho mọi đơn hàng bán trên sàn. Trên loại hóa đơn này không nhất thiết có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua. Với hàng xuất khẩu, thời điểm lập do người bán tự xác định nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan căn cứ theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP .

2.4 Hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia

Hai loại này dùng khi cơ quan, tổ chức bán tài sản công hoặc hàng dự trữ quốc gia. Nhà bán hàng trên sàn gần như không sử dụng.

2.5 Các loại hóa đơn khác và chứng từ được quản lý như hóa đơn

Ngoài các loại hóa đơn nêu trên, khoản 6 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định các loại hóa đơn khác gồm tem, vé, thẻ theo định dạng chuẩn dữ liệu; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế và chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng theo điều kiện pháp luật quy định.

Khoản 7 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Đối với nhà bán hàng Amazon/Etsy, các loại chứng từ đặc thù này thường ít phát sinh hơn hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn thương mại điện tử, nhưng vẫn thuộc hệ thống hóa đơn, chứng từ được Nghị định 254/2026/NĐ-CP điều chỉnh.

3. Hóa đơn có mã, không có mã hay từ máy tính tiền: khác nhau thế nào?

Sau khi xác định loại hóa đơn, doanh nghiệp còn cần biết hóa đơn đó được sử dụng theo phương thức nào: có mã của cơ quan thuế, không có mã, hay khởi tạo từ máy tính tiền

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua, vì vậy hóa đơn chỉ được phát hành sau khi hoàn tất bước cấp mã theo quy định.

• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được người bán lập và gửi trực tiếp cho người mua, đồng thời dữ liệu hóa đơn được truyền đến cơ quan thuế theo quy định. Nghị định 254/2026/NĐ-CP mở rộng nhóm được sử dụng loại hóa đơn này sang một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, tài chính và chứng khoán nếu đáp ứng yêu cầu về hạ tầng công nghệ và truyền dữ liệu, trừ trường hợp thuộc diện có rủi ro cao về thuế.

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phù hợp với hoạt động bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, trong đó dữ liệu từ máy tính tiền được kết nối và truyền đến cơ quan thuế.

Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, doanh thu là một trong những căn cứ quan trọng để xác định phương thức sử dụng hóa đơn. Trường hợp doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, người kinh doanh phải sử dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc các loại hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Chi tiết về từng nhóm đối tượng được Báo Điện tử Chính phủ tổng hợp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

4. Xác định loại hóa đơn phù hợp cho nhà bán hàng Amazon và Etsy 

Với nhà bán hàng Amazon và Etsy, việc lựa chọn hóa đơn không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đang bán trên sàn nào mà dựa trên hình thức pháp lý, phương pháp tính thuế và bản chất của giao dịch. Vì vậy, trước khi xác định loại hóa đơn cần sử dụng, doanh nghiệp cần hiểu rõ các loại hóa đơn điện tử và trường hợp áp dụng tương ứng.

4.1. Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

 

Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng cho các giao dịch thuộc trường hợp phải lập loại hóa đơn này. Đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử nếu đáp ứng các điều kiện về lập và truyền dữ liệu theo quy định. Nếu chưa đáp ứng các điều kiện này, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo trường hợp áp dụng.

4.2. Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh

Đối với giao dịch thuộc phạm vi sử dụng hóa đơn bán hàng, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế, người xuất khẩu có thể sử dụng hóa đơn thương mại điện tử theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Đồng thời, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng các loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc các loại hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

4.3. Xác định loại hóa đơn theo bản chất giao dịch xuất khẩu

Khách hàng ở nước ngoài chưa đủ để kết luận phải dùng loại hóa đơn nào. Một đơn hàng vật lý xuất khẩu, một dịch vụ thiết kế và một sản phẩm số bán qua Etsy có thể chịu các quy tắc hóa đơn khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định giao dịch thuộc trường hợp xuất khẩu hàng hóa hay cung cấp dịch vụ, sản phẩm số cho khách hàng ở nước ngoài, bởi mỗi trường hợp có thể có yêu cầu khác nhau về loại hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn.

Đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp cần xem xét thêm điều kiện về thông quan và khả năng truyền dữ liệu hóa đơn thương mại điện tử đến cơ quan thuế. Với dịch vụ hoặc sản phẩm số cung cấp cho khách hàng ở nước ngoài, doanh nghiệp cũng cần xác định đúng bản chất giao dịch trước khi lựa chọn các loại hóa đơn điện tử phù hợp. Lưu ý đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: không phải mọi sản phẩm hoặc dịch vụ số cung cấp ra nước ngoài đều phát sinh nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử. Khoản 2 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trường hợp HKD/CNKD có thu nhập từ cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.

4.4. Không lấy số tiền thực nhận từ sàn làm căn cứ lập hóa đơn

Một điểm nhà bán hàng cần lưu ý là giá trị ghi trên hóa đơn không được xác định chỉ dựa trên số tiền sàn chuyển về. Khoản thanh toán từ Amazon hoặc Etsy có thể đã được khấu trừ phí sàn, phí xử lý, hoàn tiền hoặc các khoản điều chỉnh, trong khi hóa đơn vẫn cần phản ánh đúng giá trị của giao dịch bán hàng theo quy định.

Vì vậy, doanh nghiệp cần tách dữ liệu đơn hàng, doanh thu và các khoản phí trước khi lập hóa đơn, đồng thời bảo đảm số liệu trên hóa đơn có thể đối chiếu với sổ sách kế toán và dữ liệu giao dịch. Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng đúng loại hóa đơn và hạn chế sai lệch khi quản lý các loại hóa đơn điện tử trong quá trình vận hành.

5. Những lỗi thường gặp khi lập và quản  loại hóa đơn

Việc lựa chọn đúng loại hóa đơn không chỉ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh mà còn liên quan đến phương pháp tính thuế, bản chất giao dịch và cách doanh nghiệp ghi nhận doanh thu. Trong quá trình vận hành, một số sai sót có thể không được phát hiện ngay mà chỉ xuất hiện khi doanh nghiệp đối chiếu lại dữ liệu. Vì vậy, nên rà soát định kỳ để kịp thời phát hiện và điều chỉnh.

• Sử dụng sai loại hóa đơn theo phương pháp tính thuế: doanh nghiệp đã chuyển sang phương pháp khấu trừ nhưng vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn bán hàng, dẫn đến loại hóa đơn không phù hợp với phương pháp tính thuế đang áp dụng.

• Hiểu sai về hóa đơn thương mại điện tử: cho rằng mọi đơn hàng bán qua Amazon hoặc Etsy đều phải sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, trong khi việc lựa chọn loại hóa đơn còn phụ thuộc vào bản chất giao dịch và điều kiện áp dụng theo quy định.

• Lấy số tiền settlement làm doanh thu để lập hóa đơn: Settlement là khoản thanh toán ròng theo từng kỳ mà sàn chuyển cho người bán sau khi tổng hợp doanh thu, phí, hoàn tiền và các khoản điều chỉnh. Trên Amazon, báo cáo thanh toán thể hiện riêng các khoản bán hàng, phí, hoàn tiền và số tiền được thanh toán cho người bán. Vì vậy, số tiền settlement không mặc nhiên là doanh thu bán hàng. Doanh nghiệp cần xác định riêng doanh thu và các khoản phí, hoàn tiền, chiết khấu hoặc điều chỉnh theo bản chất từng giao dịch, thay vì lấy số tiền thực nhận sau khấu trừ làm căn cứ ghi nhận doanh thu. 

• Không theo dõi ngưỡng doanh thu đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: khi doanh thu tăng và vượt ngưỡng 1 tỷ đồng/năm, người kinh doanh cần rà soát lại phương thức sử dụng hóa đơn để bảo đảm phù hợp với quy định.

• Không thống nhất tỷ giá khi ghi nhận giao dịch: doanh thu trên hóa đơn, sổ sách kế toán và tờ khai thuế có thể bị chênh lệch nếu doanh nghiệp sử dụng các cách quy đổi tỷ giá khác nhau mà không có nguyên tắc thống nhất.

Những sai sót này cho thấy cần hiểu đúng các loại hóa đơn điện tử để hạn chế sai lệch, doanh nghiệp cũng cần kiểm soát tốt dữ liệu đầu vào, cách ghi nhận doanh thu và sự nhất quán giữa dữ liệu bán hàng, hóa đơn, sổ sách kế toán và tờ khai thuế.

6. Chuẩn hóa dữ liệu đa sàn để xuất đúng các loại hóa đơn điện tử

Khi bán hàng trên nhiều sàn, doanh nghiệp phải xử lý hàng nghìn đơn hàng mỗi tháng cùng nhiều khoản phí khác nhau. Nếu vẫn dùng bảng tính để xác định doanh thu, đối chiếu dữ liệu và lập hóa đơn cho từng giao dịch, quy trình sẽ tốn nhiều thời gian và dễ Genbook, đối tác của Sliner, là giải pháp quản lý dữ liệu bán hàng và kế toán dành cho nhà bán hàng Amazon và Etsy. Genbook tập trung dữ liệu từ các sàn, chuẩn hóa doanh thu, phí, hoàn hàng và các khoản điều chỉnh theo phương pháp ghi nhận kế toán, giúp doanh nghiệp có nguồn dữ liệu nhất quán cho việc lập hóa đơn và quản lý sổ sách.

GenInvoice là tính năng hóa đơn điện tử được tích hợp trong Genbook, hỗ trợ tự động xuất hóa đơn điện tử cho đơn hàng Amazon và Etsy, giảm thao tác nhập liệu thủ công và hỗ trợ xử lý hóa đơn theo đúng loại áp dụng cho từng giao dịch.

Liên hệ ngay với đội ngũ Genbook để tìm hiểu giải pháp quản lý dữ liệu và tự động hóa quy trình hóa đơn điện tử phù hợp với quy mô vận hành của doanh nghiệp.