Đã đăng 05:00:00 5/8/2026

Hóa đơn điện tử 2026: Nhà bán hàng TMĐT cần chuẩn bị gì?

1. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay đổi những gì từ 01/07/2026?

Ngày 30/06/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Nghị định có hiệu lực từ 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Đối với doanh nghiệp TMĐT, quy định mới về hóa đơn điện tử tập trung vào việc làm rõ đối tượng áp dụng, điều kiện sử dụng từng loại hóa đơn điện tử, đồng thời bổ sung một số quy định mới như hóa đơn thương mại điện tử và thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp đặc thù.

Những thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến quy trình phát hành hóa đơn điện tử, mà còn yêu cầu doanh nghiệp rà soát lại quy trình quản lý dữ liệu và kế toán để bảo đảm tuân thủ khi quy định chính thức có hiệu lực.

2. Doanh nghiệp TMĐT thuộc nhóm hóa đơn điện tử nào?

Điều 6 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP chia đối tượng áp dụng thành ba nhóm. Việc xác định đúng nhóm ngay từ đầu rất quan trọng, vì mỗi nhóm có điều kiện áp dụng và cách thức phát hành hóa đơn khác nhau.

2.1 Nhóm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là nhóm áp dụng phổ biến nhất, bao gồm tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các trường hợp có rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Phần lớn doanh nghiệp TMĐT quy mô vừa và nhỏ nằm ở nhóm này.

2.2 Nhóm được sử dụng chứng từ không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, cùng với điện lực, xăng dầu, viễn thông, tài chính - ngân hàng, bảo hiểm, siêu thị, vận tải và một số lĩnh vực khác được nêu rõ trong quy định, được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được áp dụng khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về giao dịch điện tử với cơ quan thuế, hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn và khả năng truyền dữ liệu theo quy định. Quy định này không áp dụng đối với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2.3 Nhóm khởi tạo từ máy tính tiền

Nhóm này áp dụng cho các tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ giải trí và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác. Với các nhà bán hàng vừa bán online vừa có cửa hàng hoặc điểm bán trực tiếp, đây là nhóm cần đặc biệt lưu ý. Nếu doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc đăng ký thêm hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

3. Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng: Ngưỡng cần theo dõi liên tục

Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm trên 01 tỷ đồng, hoặc có hoạt động bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Những trường hợp chưa thuộc diện bắt buộc vẫn có thể chủ động đăng ký sử dụng.

Đối với các nhà bán hàng TMĐT, đặc biệt là nhà bán hàng đa kênh, thách thức không nằm ở ngưỡng 1 tỷ đồng doanh thu, mà ở việc theo dõi doanh thu một cách chính xác. Khi doanh thu được ghi nhận trên nhiều sàn, nhiều cổng thanh toán và nhiều kỳ đối soát khác nhau, việc tổng hợp bằng bảng tính hoặc các file riêng lẻ rất dễ khiến doanh nghiệp phát hiện mình đã vượt ngưỡng áp dụng hóa đơn điện tử quá muộn.

Vì vậy, thay vì chỉ kiểm tra doanh thu vào cuối năm, doanh nghiệp nên theo dõi doanh thu tập trung và đối soát thường xuyên. Đây là cách giúp xác định đúng thời điểm chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định, đồng thời hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình kê khai và quản lý thuế.

4. Điều chỉnh quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Một trong những quy định mới về hóa đơn điện tử có tác động trực tiếp đến hoạt động thương mại điện tử là việc điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Với các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn hoặc cần đối soát dữ liệu trước khi xác nhận doanh thu, đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý.

4.1 Tiền đặt cọc chưa phải lập hóa đơn điện tử

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành dịch vụ hoặc khi thu tiền trước, trong quá trình cung cấp dịch vụ. Khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự không được xem là căn cứ để lập hóa đơn.

4.2 Bổ sung quy định cho các dịch vụ cần thời gian đối soát

Nghị định bổ sung nhóm dịch vụ có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát số liệu giữa các bên, được phép lập hóa đơn chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước Nhóm này bao gồm dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, dịch vụ công nghệ thông tin, quảng cáo trên báo điện tử, dịch vụ tài sản mã hóa và một số dịch vụ khác trong quy định. Đây là thay đổi đặc biệt đáng chú ý với các mô hình kinh doanh vận hành trên nền tảng số.

4.3 Làm rõ thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch ngoài giờ

Trường hợp người bán chưa có phần mềm lập hóa đơn điện tử tự động, hóa đơn có thể được lập chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

4.4 Mở rộng trường hợp được lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày

Khoản 4 Điều 9 bổ sung trường hợp cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý được lập hóa đơn điện tử tổng hợp cuối ngày đối với các dịch vụ phát sinh trong ngày khi người bệnh không có nhu cầu lấy hóa đơn. Trường hợp người bệnh yêu cầu, cơ sở khám chữa bệnh vẫn phải lập và giao hóa đơn điện tử theo quy định.

5. Vì sao xuất hóa đơn điện tử thủ công không còn khả thi khi quy mô lớn lên

Các quy định mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ thay đổi cách doanh nghiệp phát hành hóa đơn, mà còn đặt ra yêu cầu cao hơn về tính chính xác của dữ liệu và thời điểm lập hóa đơn. Với doanh nghiệp TMĐT có lượng giao dịch lớn, quy trình xuất hóa đơn điện tử thủ công ngày càng khó đáp ứng.

Những sai lệch thường gặp trong quá trình vận hành gồm:

Thời điểm lập hóa đơn điện tử không trùng với thời điểm sàn ghi nhận giao dịch hoặc hoàn tất đối soát, khiến doanh thu được ghi nhận sai kỳ.
Hoàn hàng và hủy đơn phát sinh sau khi đã lập hóa đơn điện tử, dẫn đến phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định.
Các khoản phí sàn, chiết khấu và khoản khấu trừ được trừ trực tiếp vào số tiền thanh toán từ sàn, khiến số tiền doanh nghiệp thực nhận khác với doanh thu cần lập hóa đơn điện tử.
Giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ đòi hỏi quy đổi theo đúng tỷ giá tại thời điểm phát sinh, thay vì thời điểm kế toán nhập liệu.
Dữ liệu được tải từ nhiều sàn hoặc nhiều kỳ đối soát làm tăng nguy cơ trùng, sót hoặc ghi nhận sai đơn hàng.

Mỗi sai lệch có thể không đáng kể nếu chỉ phát sinh ở vài đơn hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp xử lý hàng nghìn giao dịch mỗi tháng, những chênh lệch này dễ dẫn đến khác biệt giữa doanh thu trên hóa đơn điện tử, số liệu kế toán và dữ liệu bán hàng. Đây cũng là một trong những chi phí ẩn của việc vận hành kế toán bằng bảng tính mà doanh nghiệp thường chỉ nhận ra khi bị truy vấn.

6. Doanh nghiệp cần rà soát những gì ngay bây giờ?

Mặc dù Một số nội dung về tiêu chuẩn kỹ thuật của quy định mới về hóa đơn điện tử sẽ tiếp tục được Bộ Tài chính hướng dẫn chi tiết, doanh nghiệp không nên chờ đến khi văn bản hướng dẫn được ban hành mới chuẩn bị. Việc rà soát sớm giúp doanh nghiệp đáp ứng quy định mới về hóa đơn điện tử và hạn chế rủi ro khi chính thức áp dụng. Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm tra các nội dung sau:

• Xác định đúng nhóm áp dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và lưu hồ sơ làm căn cứ.

• Kiểm tra phần mềm phát hành và phần mềm kế toán đang dùng có đáp ứng yêu cầu về chuẩn dữ liệu, lưu trữ, truyền nhận và kết nối hay không.

• Đối chiếu doanh thu trên từng kênh bán với số liệu đã kê khai của ít nhất hai kỳ gần nhất.

• Chuẩn hóa quy trình xử lý các trường hợp hoàn hàng, hủy đơn, điều chỉnh hóa đơn và lưu trữ dữ liệu điện tử theo đúng quy định.

• Với hộ kinh doanh đang tiến gần ngưỡng 01 tỷ đồng, xây dựng kế hoạch chuyển đổi trước khi vượt ngưỡng.

7. Genbook: Từ dữ liệu bán hàng đến hóa đơn điện tử hợp lệ trên một hệ thống

Việc tuân thủ quy định mới về hóa đơn điện tử không chỉ phụ thuộc vào phần mềm phát hành hóa đơn, mà bắt đầu từ chất lượng của dữ liệu bán hàng. Khi doanh thu được ghi nhận trên nhiều sàn, nhiều kỳ đối soát và nhiều nguồn thanh toán, việc tổng hợp bằng bảng tính rất dễ tạo ra chênh lệch giữa dữ liệu giao dịch, hóa đơn điện tử và số liệu kế toán.

Genbook tập trung dữ liệu bán hàng từ các sàn TMĐT vào một hệ thống thống nhất và chuẩn hóa theo chuẩn mực kế toán. Trên nền dữ liệu đã được đối soát, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ dữ liệu giao dịch, đồng thời sử dụng cùng một nguồn dữ liệu để lập sổ cái và báo cáo tài chính. Nhờ đó, doanh nghiệp không cần đối chiếu thủ công giữa dữ liệu bán hàng, hóa đơn và sổ sách khi vận hành hoặc phục vụ công tác kê khai.

Trải nghiệm Genbook miễn phí trong 1 tháng để chuẩn hóa dữ liệu bán hàng và sẵn sàng đáp ứng các quy định mới về hoá đơn điện tử.