Nghị Định 254/2026/NĐ-CP: Cập Nhật Quy Định Hóa Đơn Điện Tử
Từ ngày 01/07/2026, các quy định hóa đơn điện tử tại Việt Nam có nhiều thay đổi đáng chú ý, trong đó có việc bổ sung một số trường hợp không phải lập hóa đơn, điều chỉnh thời điểm lập đối với các dịch vụ cần đối soát và cho phép người bán trên sàn thương mại điện tử ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn trong một số trường hợp.
Cùng với những thay đổi này, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu giữa hóa đơn, đơn hàng, dòng tiền và dữ liệu từ sàn. Bài viết dưới đây tổng hợp những điểm mới của quy định hóa đơn điện tử năm 2026 dưới góc độ vận hành thương mại điện tử, đồng thời nêu các nội dung doanh nghiệp cần rà soát để điều chỉnh quy trình cho phù hợp.
1. Cập nhật điểm mới về hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC
Ngày 30/06/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP để quy định chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về quy định hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, gồm 5 chương, 45 điều và 1 phụ lục, đồng thời thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã được áp dụng trong những năm trước. Cùng ngày, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC với 5 chương, 25 điều và 5 phụ lục nhằm hướng dẫn cụ thể cách thực hiện các quy định hóa đơn điện tử trong Nghị định 254/NĐ-CP. Sau đó, ngày 15/07/2026, Cục Thuế ban hành Công văn 4831/CT-CS để giới thiệu những điểm mới và hướng dẫn triển khai, theo tổng hợp trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ. Có thể hiểu đơn giản rằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt ra khung quy định chung, còn Thông tư 91/2026/TT-BTChướng dẫn chi tiết cách áp dụng trong thực tế. Vì vậy, khi rà soát quy trình hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên xem hai văn bản này cùng nhau để hiểu đầy đủ cả yêu cầu pháp lý và cách thực hiện.2. Đối tượng áp dụng quy định hóa đơn điện tử mới
2.1. Ngưỡng doanh thu được tính trên tổng các kênh bán
Đối với doanh nghiệp, quy định về hóa đơn điện tử không có nhiều thay đổi đáng kể, trong khi nhóm cần đặc biệt lưu ý là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Theo đó, những hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Trường hợp doanh thu chưa vượt ngưỡng này, người kinh doanh vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu, đồng thời cá nhân kinh doanh chưa đăng ký hộ kinh doanh cũng được phép đăng ký sử dụng theo quy định. Khi xác định mức doanh thu 1 tỷ đồng, cơ quan thuế tính trên tổng doanh thu của cùng một chủ thể ở tất cả các kênh bán, thay vì xét riêng từng kênh. Theo hội thảo về thuế và hóa đơn điện tử trong TMĐT ngày 20/07/2026, doanh thu từ cửa hàng, website, mạng xã hội và sàn TMĐT đều được cộng dồn. Chẳng hạn, nếu một nhà bán hàng có 600 triệu đồng doanh thu trên Shopee và 500 triệu đồng trên TikTok Shop thì tổng doanh thu đã vượt ngưỡng 1 tỷ đồng, dù từng kênh riêng lẻ chưa vượt mức này. Khi vượt ngưỡng, người kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong thời hạn 30 ngày.2.2. Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử
Điều 7 Nghị định 254/NĐ-CP tập hợp các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử vào một điều khoản riêng, qua đó giúp doanh nghiệp và người kinh doanh dễ xác định phạm vi áp dụng hơn. Các trường hợp chính gồm:- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng thuộc diện lập bảng kê thu mua theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Một số trường hợp khác (bao gồm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp trong trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện khấu trừ thuế, cùng một số khoản thu khác từ hoạt động tài chính).
3. Thời điểm lập hóa đơn theo từng trường hợp
Điều 9 Nghị định 254/NĐ-CP quy định hóa đơn điện tử được lập theo các thời điểm theo từng loại giao dịch. Với hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái thực tế của đơn hàng để xác định thời điểm lập hóa đơn, thay vì chỉ dựa vào thời điểm sàn thanh toán hoặc chuyển tiền.3.1. Đơn hàng đã giao thành công cho khách hàng
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hoạt động bán hàng hóa, hóa đơn được lập theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua theo quy định. Vì vậy, khi đơn hàng đã hoàn tất và hàng hóa được giao cho khách hàng, doanh nghiệp cần thực hiện lập hóa đơn theo đúng quy định hóa đơn điện tử và thời điểm phát sinh nghĩa vụ. Việc chờ đến khi sàn tổng hợp doanh thu và chuyển tiền về tài khoản người bán có thể khiến thời điểm lập hóa đơn bị chậm so với quy định.3.2. Đơn hàng bị hủy hoặc chưa hoàn tất giao dịch
Đối với đơn hàng chưa hoàn tất giao dịch, chẳng hạn đơn bị hủy trước khi hàng hóa được chuyển giao cho người mua, doanh nghiệp chưa đến thời điểm lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Quy định này xác định thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Vì vậy, nhà bán hàng cần theo dõi trạng thái đơn hàng để phân biệt đơn đã hoàn tất và được giao cho người mua với đơn đang xử lý hoặc đã hủy. Việc kiểm tra trạng thái giao dịch giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm lập hóa đơn, đồng thời thực hiện đúng nghĩa vụ lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.3.3. Đơn hàng bị hoàn trả sau khi đã xuất hóa đơn
Trường hợp hàng hóa đã được giao và doanh nghiệp đã lập hóa đơn, nhưng sau đó khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, người bán không xử lý như một đơn hàng mới mà cần thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo quy định hóa đơn điện tử. Vì vậy, dữ liệu về hoàn hàng, hoàn tiền từ sàn cần được theo dõi cùng với dữ liệu hóa đơn để bảo đảm số liệu doanh thu được cập nhật chính xác và phù hợp với các yêu cầu của quy định hóa đơn điện tử trong quá trình đối chiếu, kiểm tra.3.4. Đơn hàng trên sàn quốc tế và kỳ thanh toán
Đối với các sàn như Amazon hoặc Etsy, doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời điểm sàn chuyển tiền không phải là thời điểm xác định nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định hóa đơn điện tử. Kỳ thanh toán chỉ là khoảng thời gian sàn tổng hợp doanh thu, phí, hoàn tiền và các khoản điều chỉnh trước khi thanh toán cho người bán. Do đó, nếu doanh nghiệp đang chờ đến khi nhận tiền từ sàn mới lập hóa đơn, cần rà soát lại quy trình để bảo đảm thời điểm lập hóa đơn phù hợp với trạng thái thực tế của đơn hàng và đáp ứng đúng quy định hóa đơn điện tử mới.4. Lập hóa đơn cho đơn hàng trên sàn thương mại điện tử
Để lập hóa đơn, người bán có thể yêu cầu sàn cung cấp thông tin về người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng và trạng thái đơn hàng theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trường hợp ủy nhiệm cho sàn hoặc tổ chức khác lập hóa đơn, việc lập hóa đơn phải thực hiện theo quy định về ủy nhiệm tại Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.4.1. Hai cách lập hóa đơn cho đơn hàng trên sàn
Khi phát sinh đơn hàng trên sàn thương mại điện tử, người bán có thể tự lập hóa đơn hoặc ủy nhiệm cho sàn thực hiện, tùy theo phương thức đang áp dụng và điều kiện theo quy định hóa đơn điện tử theo hai cách sau đây:- Người bán tự lập hóa đơn: người bán sử dụng thông tin giao dịch và thông tin người mua do sàn cung cấp để lập hóa đơn. Trường hợp người mua chỉ cung cấp họ tên, số điện thoại và địa chỉ, hóa đơn được lập theo các thông tin thực tế đã có.
- Ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn: nếu lựa chọn hình thức ủy nhiệm, hóa đơn cần thể hiện đầy đủ thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế theo quy định.
4.2. Xác định doanh thu từ đơn hàng trên sàn
Khi bán hàng qua sàn, số tiền người bán nhận được thường thấp hơn giá trị đơn hàng vì sàn có thể khấu trừ phí dịch vụ, phí vận chuyển và các khoản liên quan trước khi thanh toán. Tuy nhiên, việc sàn trừ các khoản phí không làm thay đổi giá trị đơn hàng ban đầu, mà chỉ làm giảm số tiền thực tế người bán nhận được. Chẳng hạn, một sản phẩm có giá bán 1.000.000 đồng, trong khi sàn khấu trừ 100.000 đồng phí và đơn vị vận chuyển thu 50.000 đồng, thì người bán thực nhận 850.000 đồng nhưng doanh thu của giao dịch vẫn được xác định trên giá bán 1.000.000 đồng. Các khoản phí được ghi nhận riêng theo bản chất, tương tự cách doanh thu và chi phí được tách biệt trên Báo cáo Kết quả Kinh doanh (Profit & Loss - P&L). Nếu doanh nghiệp lấy số tiền thực nhận từ sàn làm doanh thu, số liệu trên hóa đơn, tờ khai thuế và sổ kế toán có thể không khớp nhau, khiến việc đối soát và giải trình sau này mất nhiều thời gian hơn.5. Các nội dung cần rà soát theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Bên cạnh các quy định về đối tượng và thời điểm lập hóa đơn, Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn cụ thể hơn về thủ tục đăng ký, sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử. Theo đó, một số nội dung doanh nghiệp và người kinh doanh cần lưu ý gồm:- Đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, chẳng hạn khi thay đổi phương thức lập hóa đơn hoặc chuyển sang hình thức ủy nhiệm.
- Tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao, cùng các trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Cách xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và xử lý chứng từ điện tử đã lập theo Điều 20 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
