Hóa Đơn Có Mã Và Không Có Mã Theo Quy Định 2026

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực, thay thế khung quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP, quy định cụ thể đối tượng và điều kiện sử dụng hóa đơn có mã, không có mã. Việc áp dụng hình thức hóa đơn phụ thuộc vào đối tượng sử dụng, điều kiện hệ thống và các quy định liên quan. Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp phân biệt hai hình thức và xác định điều kiện áp dụng của mỗi hình thức hóa đơn theo quy định mới nhất năm 2026.

1. Sự khác biệt giữa hóa đơn có mã và hóa đơn không có mã

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã đều có giá trị pháp lý khi đáp ứng quy định, tuy nhiên, sự khác biệt chủ yếu nằm ở quy trình cấp mã, truyền dữ liệu và điều kiện áp dụng.

1.1. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn điện tử. Cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn trước khi người bán gửi cho người mua, tuy nhiên, việc được cấp mã không thay thế trách nhiệm của người bán trong việc bảo đảm tính chính xác của nội dung hóa đơn. Do đó, khi cung cấp thông tin và lập hóa đơn, người bán vẫn cần kiểm tra độ chính xác của thông tin trước khi phát hành hóa đơn.

1.2. Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Đối với hóa đơn không có mã, người bán lập, ký số và gửi hóa đơn cho người mua mà không cần chờ cơ quan thuế cấp mã, sau đó, dữ liệu hóa đơn vẫn phải được chuyển đến cơ quan thuế theo quy định. Ở bước này, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm tính đầy đủ, chính xác và thời hạn truyền dữ liệu của hóa đơn.

1.3. Phân biệt hóa đơn có mã và không có mã

Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế khác nhau về quy trình lập, truyền dữ liệu, yêu cầu hạ tầng và phạm vi áp dụng. Để nhận biết hai hình thức này, có thể căn cứ vào ký hiệu hóa đơn điện tử. Theo Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, trong đó ký tự đầu tiên thể hiện hình thức hóa đơn: “C” đối với hóa đơn có mã và “K” đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.  

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn có mã và các trường hợp chuyển đổi sang hóa đơn có mã

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được áp dụng đối với tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, và các trường hợp được Bộ Tài chính xác định có rủi ro cao về thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp ngọai lệ. Trong đó, có bốn trường hợp đáng lưu ý:

• Nhóm mặc định: tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ các trường hợp ngoại lệ được quy định cụ thể tại điểm b và c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm: phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Quy định này áp dụng từ ngày 01/01/2026 theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: thuộc diện áp dụng hóa đơn điện tử theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.
• Người nộp thuế rủi ro cao về thuế: nếu đang sử dụng hóa đơn không có mã và nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC thì phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn trong 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo (khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Doanh nghiệp tự nguyện chuyển đổi từ hình thức không mã sang có mã (khoản 1 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã

Theo điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thuộc các nhóm được quy định có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi đáp ứng các điều kiện áp dụng. Trong đó, có hai nhóm đối tượng chính:

• Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực được quy định: bao gồm điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, siêu thị, thương mại và các loại hình vận tải theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Tổ chức kinh tế đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ: đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, có hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu lập, tra cứu, lưu trữ hóa đơn, đồng thời bảo đảm truyền dữ liệu hóa đơn đến người mua và cơ quan thuế.

Trường hợp không được áp dụng: Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ Tài chính hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thuộc phạm vi sử dụng hóa đơn không có mã theo điểm b khoản 1 Điều 6. Việc xác định và chuyển đổi hình thức hóa đơn đối với trường hợp rủi ro cao được thực hiện theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi sử dụng hóa đơn không có mã, doanh nghiệp lập, ký số và gửi hóa đơn cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa hai bên, đồng thời thực hiện nghĩa vụ truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định. Tiêu chí rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc xác định trường hợp rủi ro cao để chuyển đổi từ hóa đơn không có mã sang hóa đơn có mã thực hiện theo Thông tư 94/2026/TT-BTC và khoản 2 Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1. Quy định sử dụng hóa đơn điện tử đối với nhà bán hàng thương mại điện tử

Đối với nhà bán hàng thương mại điện tử, cần xác định tư cách pháp lý và đối chiếu điều kiện áp dụng trước khi lựa chọn hình thức hóa đơn có mã hay hóa đơn không có mã.

4.1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trên các sàn TMĐT như Amazon, Etsy, Shopee hoặc TikTok Shop cần áp dụng quy định dành cho nhóm chủ thể này, thay vì mặc nhiên sử dụng hóa đơn không có mã vì hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử. Theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, việc xác định hình thức hóa đơn đối với nhóm này căn cứ vào mức doanh thu và quy định áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh.

4.2. Doanh nghiệp bán hàng đa kênh

Doanh nghiệp bán hàng đa kênh có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu thuộc nhóm ngành hoặc đối tượng được quy định, đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ và phần mềm, đồng thời không thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn có mã. Đối với doanh nghiệp bán hàng đa kênh, việc sử dụng hóa đơn điện tử cần đi kèm với kiểm soát dữ liệu giao dịch và hóa đơn:

• Theo dõi điều kiện áp dụng: doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn không có mã cần lưu ý trường hợp bị xác định rủi ro cao về thuế và phải chuyển sang hóa đơn có mã theo thời hạn quy định.
• Đối chiếu dữ liệu hóa đơn và giao dịch: doanh thu bán hàng, khoản hoàn trả, phí nền tảng và tiền thanh toán theo kỳ có thể được ghi nhận ở những thời điểm khác nhau. Doanh nghiệp cần đối chiếu các nguồn dữ liệu để xác định và xử lý chênh lệch.
• Kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót: khi cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, doanh nghiệp nên tra cứu được thông tin giao dịch và chứng từ gốc để thực hiện đúng quy trình theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
• Bảo đảm việc gửi và truyền dữ liệu: tùy hình thức áp dụng, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình gửi hóa đơn cho người mua và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

1. Genbook hỗ trợ quản lý dữ liệu hóa đơn và kế toán thương mại điện tử

Đối với nhà bán hàng thương mại điện tử, việc quản lý dữ liệu đơn hàng, hóa đơn và doanh thu trên nhiều sàn là cơ sở để đối chiếu giao dịch và phục vụ công tác kế toán. Việc kiểm soát dữ liệu xuyên suốt quá trình lập, phát hành và đối chiếu hóa đơn giúp hạn chế sai sót, bất kể doanh nghiệp sử dụng hình thức có mã hay không có mã. Genbook là phần mềm kế toán hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu giao dịch từ các sàn thương mại điện tử, tự động ghi nhận bút toán, đối soát doanh thu và các khoản phí để phục vụ sổ kế toán và báo cáo tài chính. Cùng với đó, tính năng GenInvoice hỗ trợ nhà bán hàng Amazon, Etsy tập trung dữ liệu đơn hàng, lập và phát hành hóa đơn điện tử theo lô, đồng thời theo dõi trạng thái hóa đơn, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi đối chiếu dữ liệu hóa đơn với doanh thu và số liệu kế toán. Liên hệ Genbook để tìm hiểu giải pháp quản lý dữ liệu kế toán và hóa đơn điện tử cho nhà bán hàng thương mại điện tử.